CRM для HR: как отдел кадров перестаёт терять кандидатов
В большинстве компаний, где мы внедряли систему, HR-департамент живёт в трёх местах сразу: отклики — на работном сайте, кандидаты — в Excel-таблице, переписка — в личном WhatsApp рекрутёра. Пока вакансия одна, это работает. На пяти открытых вакансиях начинает сыпаться, и сыпется всегда одинаково: человек, которому не ответили три дня, выходит на работу к другим.
Дальше — разбор по частям: где именно в подборе теряются люди, что из этого закрывает CRM для HR, чего она не закроет никогда, и сколько всё это стоит в месяц.
Где на самом деле теряется кандидат
Принято считать, что проблема подбора — в потоке: мало откликов, плохие резюме, «рынок пустой». По нашим внедрениям картина другая. Отклики обычно есть. Ломается не вход в воронку подбора персонала, а её середина — там, где действие должен совершить занятой человек.
Отклики на вакансию100
Часть из них — скрытые: их видно только внутри кабинета работного сайта
Резюме открыли60
Первый обрыв: до половины откликов никто не смотрит в течение недели
Дозвонились28
Один звонок — не попытка. Без напоминания второго звонка не будет
Дошли до собеседования12
Половина не доходит, потому что о встрече никто не напомнил
Получили оффер3
Здесь решение принимает уже не рекрутёр, а руководитель — и тянет
Вышли на работу1
Между оффером и первым днём — ещё две недели, за которые перекупают
Ни один из этих обрывов не лечится усердием. Все они лечатся одним и тем же: у действия должен быть срок, ответственный и напоминание. Это ровно то, чем занимается CRM в продажах, — и ровно то, чего у отдела кадров обычно нет.
Отклики: перестать открывать кабинет руками
Первое, что стоит автоматизировать в подборе персонала, — не отчёты и не оценка, а приём откликов. Пока рекрутёр заходит на работный сайт сам, скорость ответа зависит от того, открыл он вкладку сегодня или нет.
В нашем каталоге за это отвечает приложение «hh — отклики и решения». Оно подключается в разделе «Приложения», работает по официальному API и стоит ноль: платите вы только за сам тариф CRM.
| Что делает | Что это меняет в работе |
|---|---|
| Забирает отклики, включая скрытые | Скрытые отклики видны только в кабинете работного сайта — именно они чаще всего лежат неделями |
| Заводит карточку кандидата в воронке подбора | Не нужно переносить ФИО и телефон руками, а значит, некому опечататься |
| Прикладывает PDF-резюме и фото | Резюме лежит в карточке, а не в почте рекрутёра — его видит руководитель, который принимает решение |
| Уведомляет рекрутёра о новом отклике | Реакция измеряется минутами, а не «когда дойдут руки» |
| Возвращает решение обратно на сайт | Перевели карточку в «Отказ» или «Приглашение» — кандидат получает ответ шаблоном площадки, без ручной переписки |
| Работает с несколькими кабинетами | Группа компаний ведёт подбор из одного окна, не переключая логины |
Последняя строка — та, ради которой это обычно и ставят. Отказ, который никто не отправил, для компании выглядит как «ничего не произошло», а для кандидата — как неуважение. Через год такой тишины вакансию закрывать станет дороже: люди помнят, кто им не ответил.
В Казахстане, кроме hh.kz, заметная часть потока идёт с государственной электронной биржи труда enbek.kz и из Telegram-каналов с вакансиями, а на линейные позиции — звонком по объявлению. Поэтому телефония в подборе важна не меньше, чем интеграция с работным сайтом.
Воронка подбора — это не воронка продаж
Соблазн понятный: взять готовую воронку сделок и переименовать стадии. Так делать не стоит — у подбора другая механика. В продажах сделка одна и движется вперёд. В подборе на одну вакансию идут десятки людей параллельно, большинство отваливается, и это нормальный исход, а не провал.
Практическая разница в трёх вещах:
- Причина отказа важнее самого отказа. «Не подошёл» — бесполезная запись. «Не устроила зарплата» — повод пересобрать вилку, и это видно только когда причины выбираются из списка.
- Кандидат возвращается. Тот, кто год назад не подошёл на одну позицию, отлично закроет другую. Работает это только если карточка осталась в системе, а не в чьей-то тетради.
- У каждой стадии свой срок. Между «назначено собеседование» и «состоялось» не должно проходить десяти дней. Срок на стадии превращается в задачу, а задача — в напоминание.
В emyCRM подбор собирается на пользовательской сущности: вы сами задаёте поля кандидата, стадии и права на них. Это не «модуль рекрутинга, как у всех» — это ваша воронка, в которой стадии называются так, как у вас говорят в компании.
Звонки и переписка: чтобы кандидат не был личным
Спросите у своего рекрутёра, с какого номера он звонит кандидатам. Если с личного — вся история общения принадлежит ему, а не компании. При увольнении вместе с ним уходят и незакрытые кандидаты, и объяснение, почему тому парню отказали.
Что это меняет технически:
- звонок кандидату идёт с номера компании, запись разговора остаётся в карточке — руководителю не нужно верить пересказу;
- пропущенный звонок от кандидата виден не только тому, кто его пропустил, а превращается в задачу с ответственным;
- переписка в WhatsApp и Telegram по вакансии лежит в той же карточке, что и резюме, — не приходится искать «где мы остановились» (как именно подключаются каналы, разобрано в статье про интеграцию CRM с мессенджерами);
- собеседование можно провести видеовстречей по ссылке, не заставляя человека отпрашиваться с текущей работы ради часовой поездки.
Отдельно про массовый подбор: там решает скорость первого контакта, а не качество текста вакансии. Если между откликом и звонком проходит меньше пятнадцати минут, разговор состоится почти всегда. Через сутки человек уже разговаривает с кем-то ещё.
Онбординг: первые две недели решают
Подбор не заканчивается оффером. Дорогая часть — впереди: человек принят, а дальше его нужно оформить, выдать доступы, объяснить правила и дать первую задачу. Здесь теряют уже не кандидатов, а новых сотрудников, и стоит это заметно дороже.
До выхода
Собрать всё до первого дня
Заявка на рабочее место, техника, учётные записи. Это набор задач с ответственными в разных отделах — и запускать их надо после принятия оффера, а не в понедельник утром.
День 1
Доступы и роль, а не «спроси у соседа»
Сотрудник заводится в системе с ролью своего отдела: он сразу видит то, что должен, и не видит того, что не должен. Руководитель не раздаёт права руками — их даёт роль.
Первая неделя
План на испытательный срок
Пять-семь задач с датами: прочитать регламент, пройти обучение по продукту, сделать первую самостоятельную работу. Открытый список задач — честный ответ на вопрос «как у него дела».
День 30 и 90
Точки, где решение принимают
Две задачи руководителю с напоминанием. Иначе разговор об итогах испытательного срока случается в день его окончания — когда решение уже принято по умолчанию.
Ровно та же лента разворачивается в обратную сторону при увольнении: сдать технику, закрыть доступы, передать клиентов. Второй пункт в компаниях без регламента не выполняется почти никогда — люди годами сохраняют доступ к переписке и базе.
Учёт рабочего времени и графики
Вторая половина работы кадровой службы — не подбор, а операционка: кто сегодня работает, кто в отгуле, сколько отработано за месяц. Обычно это Excel-табель, который заполняют по памяти в последний день.
Модуль учёта рабочего времени сотрудников в emyCRM устроен так:
| Что настраивается | Зачем |
|---|---|
| Рабочие графики и производственный календарь | Пятидневка, смены, сокращённые предпраздничные дни — норма часов считается по графику, а не «на глаз» |
| Назначение графика сотруднику на период | Перевели человека на другой график с первого числа — история прошлых месяцев не переписывается задним числом |
| Типы перерывов | Обед, перекур, личное время: каждый со своей оплачиваемостью и лимитом. Это настройка, а не спор |
| Отметки начала и конца работы | Фиксирует система, а не тетрадь на вахте |
| Отклонения | Опоздания и переработки видны в день, когда случились, а не в конце месяца |
| Заявки на корректировку | Забыл отметиться — просит правку с объяснением и файлом, руководитель подтверждает. Правка остаётся в истории |
| Табель на согласование | Месяц закрывается один раз, с подписью руководителя, и после этого не меняется |
Чего CRM для HR не делает
Честная граница важнее длинного списка возможностей — иначе на третьем месяце внедрения выясняется, что главного нет.
- Не считает зарплату и налоги. Расчётные листы, удержания, отчётность — это бухгалтерская программа. CRM отдаёт ей отработанные часы, а не заменяет её.
- Не ведёт кадровый документооборот. Приказы, трудовые договоры, личные дела по форме — задача кадровой системы, требования к ней в каждой стране свои.
- Не проводит оценку и не заменяет обучение. Ни «360 градусов», ни курсов внутри нет.
Что остаётся на стороне CRM: подбор целиком, коммуникация с кандидатами, задачи онбординга, рабочее время и отчёты по всему этому. Для компании до нескольких сотен человек этого хватает, а отдельная HRM-система становится нужна заметно позже, чем её обычно покупают.
Сколько это стоит
Ориентир для кадровой службы небольшой компании: два рекрутёра плюс руководитель, и та же система работает у остальных отделов — отдельной лицензии «для HR» у нас нет.
| Тариф | Сотрудников | Цена в месяц |
|---|---|---|
| Базовый | до 10 | 9 600 ₸ |
| Стандартный | до 30 | 28 800 ₸ |
| Профессиональный | до 70 | 59 200 ₸ |
Считается число сотрудников в системе, а не число рекрутёров. Это важный момент при сравнении с HRM-системами: там цена обычно тоже привязана к штату, но платить приходится сверх CRM, которая у компании уже есть.
Соберите воронку подбора за один вечер
14 дней бесплатно, карта не нужна. Отклики, звонки и задачи онбординга — в одном месте.
Что проверить на демонстрации
Семь пунктов, которые стоит попросить показать на экране — любому вендору, не только нам. Ответ «да, конечно, это есть» не считается.
- Заведите тестовый отклик и покажите, за сколько он появился в системе. Секунды или «раз в сутки ночью» — большая разница.
- Переведите карточку в «Отказ» — ушёл ли ответ кандидату на площадку.
- Позвоните кандидату из карточки и найдите запись разговора через неделю.
- Зайдите под рядовым рекрутёром: видит ли он зарплатные ожидания чужих кандидатов и карточки других отделов.
- Найдите кандидата годичной давности по навыку или городу — работает ли поиск по своей же базе.
- Отметьте опоздание сотрудника и посмотрите, попало ли оно в табель за месяц.
- Выгрузите базу кандидатов в файл. Если выгрузки нет — вы не сможете уйти к другому вендору, и вам об этом сообщат через год.
Сколько занимает запуск
По нашим внедрениям: воронка подбора и приложение работного сайта — от одного дня до недели, в зависимости от того, насколько быстро согласуют стадии. Учёт рабочего времени — вторым шагом, ещё одна-две недели, потому что там нужно описать реальные графики, а не идеальные.
Частые вопросы
У нас нет отдельного HR — подбором занимается руководитель. Это не перебор?
Наоборот: чем меньше времени у человека на подбор, тем нужнее напоминания. Руководителю, который ведёт вакансию между встречами, достаточно воронки и задач — остальные модули можно не трогать.
Можно ли вести подбор в той же системе, где продажи, и не смешать всё?
Можно, и это правильный путь: кандидаты живут в отдельной сущности со своими стадиями и своими правами. Продавец не видит кандидатов, рекрутёр не видит сделок — разграничение делается ролями отделов.
Что будет с базой кандидатов, если мы перестанем платить?
Доступ закрывается, данные остаются и выгружаются. Этот вопрос стоит задавать каждому вендору отдельно и требовать ответа словами «выгрузка есть, вот она» — формулировка «данные хранятся у нас» означает не то же самое.
Нужно ли согласие кандидата на хранение резюме?
Да, и это не формальность: правила обработки персональных данных действуют в обеих странах, где мы работаем. Практический минимум — хранить отметку о согласии в карточке и удалять кандидатов, которые об этом попросили. Систему это умеет; за формулировки в вашем документе отвечает ваш юрист.
Мы работаем на массовом подборе — сотни откликов в неделю. Потянет?
Да, но выиграете вы не отчётами, а двумя вещами: автоматическим приёмом откликов и шаблонными ответами по стадии. На массовом подборе экономия времени рекрутёра считается часами в день, а не процентами.