Счета и КП в CRM: товары, документы и оплаты

Сделка в CRM, счёт — в Word, коммерческое предложение — из прошлогоднего файла, а оплаты — в таблице у бухгалтера. Чтобы ответить клиенту, сколько он ещё должен, приходится открыть четыре окна. Когда товары, счета, документы и КП живут в CRM рядом с клиентом, это один экран.

Каталог товаров и услуг

В разделе «Товары» у позиции есть тип — товар или услуга, — артикул, раздел каталога, фото, цена продажи и закупочная цена, валюта, единица измерения, НДС и признак «НДС в цене», а также вариации и ваши поля. Скидка по количеству задаётся ступенями — «от 10 до 49 штук — 5%» — и подставляется сама, но менеджер может её поменять.

Позиция в сделке или счёте запоминает название и цену на момент добавления: если завтра цена в каталоге изменится, выставленные счета не поплывут. Разовую позицию можно тут же добавить в каталог. Сумма, себестоимость и прибыль считаются по позициям.

Счёт и его оплаты

У счёта пять статусов: «Черновик», «Выставлен», «Оплачен», «Просрочен» и «Отменён»; отдельно есть канбан счетов со своими этапами. Номер собирается по шаблону из меток — номер счёта, номер компании, день, месяц, год, — а номер, вписанный вручную, сохраняется. Счёт можно скопировать, а список — выгрузить в CSV.

В блоке «Оплаты» записывают дату и сумму каждого платежа. Счёт показывает «Оплачено», «Остаток» и «Переплату», а когда сумма набрана, сам переходит в «Оплачен». Удалили оплату по ошибке — статус вернётся обратно. Валюта по умолчанию — валюта страны кабинета, а в справочнике есть и другие.

Документы по своим шаблонам

• Шаблон — загруженный файл .docx или страница в визуальном редакторе. Его можно привязать к стране и ограничить доступ.
• Что подставляется: реквизиты продавца и клиента, таблица позиций, сумма и НДС прописью, «с НДС» или «без НДС», вес, подпись и печать картинками.
• На выходе — DOCX или PDF с предпросмотром; готовый файл сохраняется в ленте счёта и во вкладке документов.
• Пока только для счетов: шаблоны документов работают от счёта.

Реквизиты и поиск компании

У клиента может быть несколько наборов реквизитов с выбором основного, а ваши собственные хранятся в «Моих реквизитах». Приложение «Поиск компании по реквизитам» находит компанию в Казахстане по БИН или ИИН, в Узбекистане — по ИНН или названию, в Беларуси — по УНП. В Казахстане и Узбекистане найденные данные сами заполняют форму новой компании, а если такой БИН или ИНН уже есть в CRM, форма предупредит о дубле.

Коммерческое предложение за минуту

Приложение «Генератор КП» добавляет в карточку компании кнопку «Создать КП». ИИ пишет текст по шаблону, который заводит администратор, — шаблоны можно назначить отделам и сотрудникам. В работу идут поля карточки, звонки, переписка в мессенджерах, заметки, задачи и сделки клиента. Есть два режима: «авто» и «по пожеланиям», где менеджер пишет, что подчеркнуть, а кнопка «Исправить КП» переписывает черновик.

Менеджер правит текст и сохраняет КП в ленту компании — по желанию с PDF. Генерация расходует AI-кредиты. Цены из каталога ИИ не подставляет, поэтому суммы в КП стоит проверить перед отправкой.

1С и склад

Обмен с 1С работает в одну сторону — из 1С в CRM: номенклатура, цены и остатки, контрагенты с реквизитами и заказы, из которых создаются счета с позициями, а по настройке — и сделки. Приложение «Склад» добавляет несколько складов, документы поступления, списания, перемещения, возврата и инвентаризации, а под открытую сделку резервирует товар: выигрыш сделки превращает резерв в списание.

Как начать

1. Заполните «Мои реквизиты» и добавьте картинки подписи и печати.
2. Заведите в каталог 10–20 ходовых позиций с ценами и НДС.
3. Настройте шаблон номера счёта.
4. Загрузите свой шаблон счёта в .docx или соберите его в редакторе.
5. Выставьте первый счёт и отметьте по нему оплату.

Как сделка доходит до счёта, мы разбирали в статье о воронке продаж.