Как выбрать CRM: 12 вопросов до покупки

CRM выбирают один раз, а живут с ней годами: переезд с базой клиентов, обученной командой и настроенными воронками обходится дороже любой подписки. Поэтому до покупки полезно задать продавцу CRM неудобные вопросы. Мы собрали двенадцать таких и честно отвечаем на них за emyCRM — включая то, чего у нас пока нет.

Деньги

1. За что вы платите: за компанию или за каждого сотрудника?

Цена «за пользователя» растёт с каждым новым менеджером, и маленькая команда начинает экономить на доступах — а клиенты снова уходят в личные телефоны. В emyCRM тариф платится за компанию, а у тарифа есть лимит сотрудников: «Базовый» — до 10, «Стандартный» — до 30, «Профессиональный» — до 70. «Базовый» стоит 75 BYN в месяц за всю команду.

2. Что входит в тариф, а что докупается?

Спросите, за что придётся платить сверху: телефония, ИИ, мессенджеры, место для файлов. В emyCRM телефония встроена во все тарифы — нужен только SIP-оператор. Мессенджеры подключаются платной подпиской за каждый канал, ИИ-навыки — приложениями маркетплейса, и цена видна в карточке приложения до подключения.

3. Как платить и что будет после пробного периода?

Тариф оплачивается сразу за 3 месяца, за полгода со скидкой 10% или за год со скидкой 20% — с баланса кабинета, который пополняется по заявке менеджеру. Оплаты картой прямо на сайте пока нет. Пробный период — 14 дней на «Стандартном» без карты. Если не выбрать тариф, данные останутся и CRM откроется, а телефония, Emy AI и приложения маркетплейса выключатся.

Каналы

4. Встроена ли телефония и записываются ли звонки?

Если звонки живут в отдельной АТС, менеджер переносит их в CRM вручную — или не переносит. В emyCRM подключается SIP-линия любого оператора: звонки идут из браузера и мобильного приложения, записываются и ложатся в карточку клиента, а пропущенные превращаются в задачи «Перезвонить». Подробно — в статье о телефонии в CRM.

Разговоры можно расшифровать и получить по ним итог и следующий шаг от ИИ — это отдельные приложения маркетплейса с оплатой за минуты разговоров.

5. Попадают ли в карточку мессенджеры и почта?

Клиенты пишут в WhatsApp, Telegram и Instagram — и эта переписка должна жить в истории клиента, а не в телефоне менеджера. В emyCRM мессенджеры подключаются приложениями из маркетплейса: переписка видна в карточке, отвечать можно из CRM. Почта подключается по IMAP и SMTP, Gmail и Microsoft 365 — входом через аккаунт, а письма клиента и его контактов собираются в карточке компании.

6. Есть ли мобильное приложение?

Менеджер не сидит весь день за ноутбуком. У emyCRM есть приложение для iPhone и Android: «Мой день», клиенты и сделки, звонки с записью, чаты и Emy AI — подробно в статье о мобильном приложении CRM.

Данные и безопасность

7. Кто что видит и можно ли ограничить вход?

Роли в emyCRM задают права на каждую сущность — чтение, создание, изменение, удаление, импорт и выгрузку — с охватом «свои», «своего отдела», «подотделов» или «все». Вход можно ограничить разрешёнными IP-адресами для всего кабинета, роли или сотрудника, а журнал входов показывает, кто и откуда заходил. Двухфакторного входа для сотрудников пока нет.

8. Как загрузить базу и как забрать её обратно?

Компании, контакты и товары загружаются из CSV или Excel (.xlsx) — до 5 000 строк за раз, с предпросмотром и пропуском дублей по почте, телефону и имени. Сделки и лиды из файла пока не переносятся. Выгрузка в CSV по фильтру — отдельное право в роли; у менеджера по умолчанию его нет, чтобы базу нельзя было унести одной кнопкой.

9. Можно ли вернуть удалённое?

Удалённые компании, контакты, лиды, сделки и счета 30 дней лежат в «Корзине», и администратор возвращает их вместе со связями. Данные кабинета регулярно копируются в резервное хранилище.

Команда и развитие

10. На каком языке будет работать команда?

В многоязычной команде CRM на одном языке — источник ошибок. В emyCRM каждый сотрудник сам выбирает язык интерфейса: русский, узбекский, казахский, английский, румынский, украинский, немецкий или португальский. Администратор может сузить список для своего кабинета.

11. Сколько времени уйдёт на настройку?

Кабинет создаётся сразу после подтверждения почты, с готовыми воронками. Воронку и поля можно настроить самому или попросить Emy AI обычными словами — изменения он вносит только после подтверждения. План на первую неделю — в статье о внедрении CRM за неделю.

12. Можно ли подключить свои системы?

Проверьте, есть ли открытый API и какие у него ограничения. У emyCRM — REST API с документацией на сайте, описанием OpenAPI и именными токенами, которые работают с правами своего владельца; лимит — 150 запросов за 10 секунд на токен. Вебхуков об изменениях пока нет: изменения забирают запросами. Для отраслей есть готовые приложения — например, для клиник и стоматологий.

Как проверить CRM за пробный период

1. Загрузите 100–200 настоящих клиентов, а не демо-данные.
2. Подключите одну линию и один мессенджер и проведите через CRM неделю реальных звонков и переписки.
3. Дайте менеджеру роль с охватом «свои» и проверьте, что он не видит чужих клиентов и не может выгрузить базу.
4. Попросите руководителя ответить только по CRM, сколько денег в работе и что горит.
5. Посчитайте полную цену на год: тариф, мессенджеры, ИИ и другие приложения.