Складской учёт в CRM: остатки, резерв и инвентаризация

Менеджер обещает клиенту товар, которого уже нет: последние пять штук вчера продал коллега, а таблица остатков обновится только в пятницу. Пока склад живёт отдельно от продаж, такие ошибки неизбежны. В emyCRM склад подключается в маркетплейсе и связан со сделками: товар в сделке резервируется сам, а выигранная сделка сама списывает его со склада.

Как подключить склад

«Склад» — приложение маркетплейса: оно бесплатное и подключается сразу на весь кабинет. При первом открытии сам появляется «Основной склад», остальные склады добавляются кнопкой «Настроить» на странице приложения — там же выбирается склад по умолчанию и порядок в списке. Склад, на котором лежит резерв, удалить нельзя.

Товары и остатки

Товары берутся из общего каталога CRM: тип, артикул, раздел, цена, закупочная цена, НДС, единица измерения и фото. В списке товаров появляется колонка «Остаток», а в карточке товара — вкладка «Склад» с текущим остатком, резервом под сделки и доступным количеством.

На вкладке «Остатки» в разделе «Склад» — сводка: сколько позиций, сколько в наличии, сколько заканчивается (остаток пять и меньше), чего нет совсем и сколько стоят остатки. Таблицу можно смотреть по одному складу или по всем сразу и искать в ней по названию или артикулу.

Документы: приход, списание, перемещение

• Поступление — приход от поставщика: поставщик выбирается из компаний CRM, в строках — закупочные цены.
• Списание — брак, порча, внутренние нужды; списать больше доступного CRM не даст.
• Перемещение — между складами, тоже в пределах доступного.
• Возврат — товар, который вернул клиент.
• Инвентаризация — колонки «По учёту», «Факт» и «Разница»: излишек приходуется, недостача списывается.

У каждого вида документов своя нумерация. Документ сначала сохраняется черновиком, потом проводится; проведение можно отменить, документ — скопировать, а несколько черновиков — провести разом. В печатной форме есть подписи «Материально ответственное лицо» и «Сдал / Принял», у инвентаризации — «Председатель комиссии».

Резерв под сделку и списание при продаже

Здесь склад и продажи встречаются. Как только товар попадает в открытую сделку, он резервируется на складе, и коллега уже не продаст ту же единицу второй раз. В карточке сделки есть панель «Резерв склада», где можно выбрать другой склад. Выиграли сделку — CRM сама создаёт списание, проиграли — резерв снимается. Услуги и скидки не резервируются.

Остаток в CRM — не число в ячейке, а сумма всех проведённых движений. Поэтому его нельзя незаметно «подправить»: каждое изменение — это документ, и видно, кто и когда его провёл.

Себестоимость

Себестоимость считается как средневзвешенная закупочная цена по проведённым поступлениям и возвратам; пока их нет, берётся закупочная цена из карточки товара. Из неё складываются «Стоимость остатков» в сводке и колонка «Себестоимость» в таблице.

Кто что может

Права на склад — отдельная группа «Складской учёт» в ролях: проводить операции (приход, списание, перемещение, инвентаризация) и управлять списком складов. В новом кабинете менеджер видит остатки, но не проводит документы — кому это разрешить, решает администратор. Подробнее — в статье о ролях и правах в CRM.

Связь с сайтом, 1С и клиникой

Если товары продаются через сайт на WordPress с WooCommerce, CRM отправляет туда цену и доступный остаток по артикулу — уже за вычетом резерва.

Остатки из 1С приходят в CRM как инвентаризация на склад по умолчанию — когда подключены и «Склад», и приложение 1С.

В приложениях «Клиника» и «Стоматология» материалы списываются со склада по техкартам, когда визит завершён, — подробнее в статье о CRM для клиники и стоматологии.

Как начать

1. Подключите «Склад» в маркетплейсе и добавьте склады, если их больше одного.
2. Проверьте каталог: артикулы, единицы измерения и закупочные цены.
3. Проведите «Инвентаризацию» — так в CRM появятся стартовые остатки.
4. Дайте права на операции кладовщику, а менеджерам оставьте просмотр остатков.
5. Ведите продажи сделками — резерв и списание пойдут сами.