Учёт рабочего времени в CRM: смены, перерывы, табель

«Во сколько пришёл?» — в офисе это видно глазами, а на удалёнке не видно никак. В конце месяца бухгалтер сводит табель по памяти руководителей, а спорные опоздания решаются на эмоциях. Учёт рабочего времени в CRM даёт простые цифры: когда начат день, сколько длились перерывы и кто сколько отработал.

Начало дня, перерывы, конец

Сотрудник нажимает «Начать работу», «Перерыв» и «Завершить рабочий день» на экране «Моё время» или на плашке рабочего дня в боковом меню. Время каждого события ставит сервер, поэтому перевести часы на телефоне бесполезно. Если день закрыт по ошибке, его можно возобновить в течение четырёх часов — это та же смена.

• Перерывы по умолчанию: обед 60 минут без оплаты, два коротких по 15 минут с оплатой и «личное дело» с комментарием. Лимиты, количество в день и согласование с руководителем настраиваются.
• Превышение лимита подсвечивается, но перерыв не обрывается.
• Блокировка на перерыве: CRM закрыта экраном, а сервер не принимает изменений, пока сотрудник не вернулся. Выключается в настройках.
• «Вне компьютера» с причиной — звонок, планёрка, выезд — считается рабочим временем.

Графики и праздники

Графики бывают пятидневные, индивидуальные, сменные, неполного дня и свободные; часы задаются по дням недели, есть ночная смена. Графики версионируются: новое правило действует с выбранной даты, а прошлые дни считаются по старому. Для дат есть исключения и календари праздников с сокращёнными и перенесёнными днями — готовые для Узбекистана, Казахстана, Молдовы, Румынии и Украины, свой можно загрузить из CSV.

Опоздания и переработки

Опоздание — разница между фактическим и плановым началом дня, с допуском 10 минут по умолчанию; ранний уход считается так же от конца смены. Переработка — всё, что сверх дневной нормы. Если день не начат вовремя, CRM действует по шагам:

• в плановое начало смены — окно «Начните рабочий день»;
• через 5 минут — повторное напоминание;
• через 15 минут — предупреждение на весь экран;
• через час день отмечается нерабочим, а руководитель получает уведомление. Начать день после этого можно только с причиной опоздания.

Что видит руководитель

Экран «Команда сегодня» показывает статус каждого сотрудника и флаги «Опоздание», «Перерыв сверх лимита» и «Требует проверки», с фильтрами и прошлыми днями. Сотрудник подаёт заявку на корректировку с обязательной причиной и вложениями, отправляет на утверждение день, неделю или месяц, а утверждённый день больше не меняется. Спросить можно и Emy AI: «кто сегодня опоздал» или «сколько переработок было за месяц» — в пределах своих прав.

Табель для бухгалтерии

Приложение «Табель для бухгалтерии» ведёт сетку «сотрудник × дни» за месяц или полмесяца по формам Узбекистана (Т-13), Казахстана, Молдовы и Румынии. Коды явок настраиваются под компанию. Кнопка «Заполнить из учёта» переносит часы утверждённых дней и не трогает клетки, заполненные вручную. Табель закрывается и подписывается, правки клеток пишутся в журнал, выгрузка — в XLSX, CSV или PDF.

Напоминания вместо контроля вручную

CRM сама напоминает, если день не начат или не завершён, перерыв затянулся или табель не отправлен. Если сотрудник пропустил три напоминания подряд, сообщение уходит руководителю. Незакрытый день по умолчанию закрывается сам через три часа после конца смены.

Как начать

1. Включите в маркетплейсе «Учёт времени» и «Табель для бухгалтерии».
2. Задайте график и календарь праздников своей страны.
3. Настройте перерывы и решите, нужна ли блокировка CRM на перерыве.
4. Первую неделю просто смотрите «Команду сегодня» — дайте команде привыкнуть.
5. В конце месяца заполните табель из учёта и выгрузите бланк.

Как задать Emy вопрос о команде обычными словами, мы разбирали в статье об ИИ-помощнике в CRM.