Роли и права в CRM: каждый видит только своё

Самая дорогая утечка в продажах — не взлом, а уход менеджера, который перед последним рабочим днём выгрузил базу. Роли и права в CRM решают это спокойно и заранее: каждый видит то, что нужно для работы, а выгрузка и удаление есть только у тех, кому их выдали.

Как устроены роли

Роль в emyCRM — список прав. Её выдают сотруднику лично или целому отделу — тогда права получают все сотрудники отдела. Встроенных ролей три: Администратор, Менеджер и Сотрудник; свои роли можно создать с нуля или скопировать встроенную и поправить.

Для компаний, контактов, лидов, сделок и счетов — а также для ваших собственных сущностей — права задаются по восьми действиям: чтение, добавление, изменение, удаление, экспорт, импорт, свой вид карточки и своя страница. Отдельно настраивается доступ к разделам меню, задачам, почте и чатам.

Области видимости: кто чьи записи видит

• Свои — записи, где сотрудник ответственный. Обычный выбор для менеджера.
• Отдел — записи всех сотрудников отдела. Для руководителя отдела.
• Подотделы — отдел и все отделы под ним. Для руководителя направления.
• Все — вся база. Для администратора и собственника.

Область работает по-настоящему: чужая запись не видна ни в списке, ни по прямой ссылке. Массовая смена ответственного и перенос сделки на канбане считаются изменением и требуют права на изменение. Когда сотрудник замещает отсутствующего коллегу, сделки коллеги видны ему как свои.

Экспорт и импорт — главные ворота базы

Выгрузить данные может только тот, у кого в роли есть право «Экспорт», и в файл попадают только записи, которые он видит в списке. У менеджера нового кабинета права на экспорт, импорт и удаление нет; администратор может выгрузить всегда. Каждый импорт и экспорт пишется в журнал: кто, что и сколько строк.

Записи звонков и почта

Доступ к записям разговоров настраивается отдельными правами телефонии — «нет», «свои», «отдел» или «все», — и каждое прослушивание попадает в журнал. Почтовые ящики защищены отдельно: администратор видит корпоративные ящики сотрудников, но не их личные, а чужой ящик открывается только по явному доступу.

Безопасность входа

• Журнал входов: IP-адрес, страна, браузер и причина отказа. Администратор видит весь журнал, сотрудник — свои входы.
• Вход только с разрешённых IP — для всего кабинета, для роли или для конкретного сотрудника. Например, только из офиса.
• Автоблокировка неактивных: сотрудник не заходил N дней — учётная запись блокируется, данные остаются, разблокировка — одной кнопкой. Администраторов правило не трогает.

Кто что поменял

История карточки показывает, кто её создал, открывал и менял ответственного; видит историю только тот, кто видит саму запись. Журнал удалений и журнал импорта и экспорта доступны администратору. Удалённые компании, контакты, лиды, сделки и счета 30 дней лежат в «Корзине», и администратор возвращает их вместе со всей историей.

Когда сотрудник уходит

Приложение для увольнения одним действием передаёт компании сотрудника коллегам — поровну, вручную или отдельно компании со счетами, — отключает его почтовые ящики, передаёт чаты и выключает учётную запись. Если ошиблись, увольнение можно отменить.

Проверить доступ сотрудника

Когда ролей и отделов становится много, легко запутаться, откуда у человека право. Экран «Проверить доступ» показывает роли сотрудника — личные и через отдел — и итоговые права так, как их считает сервер; наведение на ячейку показывает, какая роль даёт это право.

Как настроить права за час

1. Разложите сотрудников по отделам — так права проще выдавать целым отделом.
2. Оставьте менеджерам «Свои», руководителям отделов — «Отдел».
3. Решите, кому действительно нужен экспорт и удаление, и выдайте точечно.
4. Заглядывайте в журнал входов, а при необходимости разрешите вход только из офиса.
5. Проверьте пару сотрудников на экране «Проверить доступ».

Почему база должна принадлежать компании, а не менеджеру, — в статье о карточке клиента.