Задачи и напоминания в CRM: ни один клиент не забыт

«Перезвоню в четверг», «пришлю счёт завтра», «уточню у склада» — большинство потерянных клиентов теряются не на переговорах, а между ними: обещание дали и забыли. Задачи в CRM превращают каждое обещание в запись со сроком, исполнителем и напоминанием.

Что такое задача в CRM

Задача — конкретное действие с исполнителем и сроком: позвонить, отправить счёт, провести встречу. В emyCRM у задачи есть приоритет (от низкого до срочного), постановщик, соисполнители и наблюдатели. Её привязывают к компании, контакту, лиду или сделке — и тогда она видна в карточке клиента рядом со звонками и перепиской.

Откуда берутся задачи

• Вручную — из карточки клиента, списка задач или календаря.
• Роботы на этапах воронки. Сделка вошла в этап «КП отправлено» — робот сам ставит задачу ответственному со сроком. Можно настроить, чтобы следующие роботы этапа ждали, пока задача не будет закрыта.
• Из письма — одной кнопкой, вместе с самим письмом.
• По просьбе к ИИ-помощнику. С навыком AI Assistant Pro Emy ставит задачу по обычной фразе — после вашего подтверждения.

Отдельный случай — пропущенный звонок. Если включено правило для пропущенных, он становится не задачей, а делом «Перезвонить» с собственным сроком и напоминанием о просрочке.

Напоминания и просрочка

• Напоминание ставится на свою дату или «за 1 час, 1 день, 3 дня до срока». Перенесли срок — напоминание пересчитается само.
• Приходит оно в колокольчик CRM и пуш-уведомлением со звуком.
• Просрочка: раз в сутки утром исполнитель и постановщик получают одну сводку «Просрочено задач: N», а в чате задачи появляется отметка. Отложенная задача просроченной не считается.
• Telegram: бот Emy пишет о просроченных задачах и, по желанию, о новых назначенных; ночью молчит, а утром присылает план дня.

Шаблоны и повторяющиеся задачи

Если одна и та же работа повторяется, её не нужно ставить заново. Шаблон хранит участников, приоритет, чек-лист и срок «через N дней»; он бывает личным или общим. Повтор — ежедневно, еженедельно или ежемесячно, с пропуском выходных и датой окончания: например, еженедельный обзвон ключевых клиентов.

Всё видно сразу: день, канбан, календарь

• Сегодня («Мой день») — что сделать сегодня; задачу можно перетащить в нужный час.
• Канбан раскладывает задачи по сроку — просрочены, сегодня, на неделе — или по статусу. Перетащили карточку — поменялся срок или статус.
• Календарь показывает сроки задач рядом со встречами.
• Проекты — для больших дел: свой канбан этапов и вехи.

Отпуск и передача дел

Если исполнитель отсутствует, замещающий автоматически становится соисполнителем задачи и получает уведомление — исполнитель при этом не меняется, история не теряется. Если сотрудник уходит насовсем, все его задачи передаются другому одним действием.

Контроль без микроменеджмента

• Чек-лист, у пункта которого может быть свой ответственный и свой срок, и подзадачи: родительскую задачу не закрыть, пока открыты подзадачи.
• Перенос срока по запросу: исполнитель просит, постановщик одобряет или отклоняет.
• Результат и приёмка: исполнитель пишет, чем закончилось, постановщик принимает работу и может оценить её от 1 до 5.
• Обсуждение идёт в чате задачи, а не в личных сообщениях; там же видны системные события.
• Учёт времени: таймер «Начать / Остановить» и плановые трудозатраты.

Как навести порядок с задачами за неделю

1. Договоритесь: любое обещание клиенту — это задача в его карточке, со сроком.
2. Поставьте робота «задача после КП» на этап воронки — так проверяется самое частое место потерь.
3. Сделайте шаблоны для повторяющихся дел и повторы для регулярных обзвонов.
4. Попросите каждого настроить напоминания и подключить Telegram-бота Emy.
5. Через неделю посмотрите на утреннюю сводку просрочек — она сразу покажет узкие места.

Как задачи связаны с этапами сделки, мы разбирали в статье о воронке продаж.