CRM для клінікі і стаматалогіі: запіс і напаміны

У клініцы кліент — гэта пацыент, а страчаны запіс — пустое крэсла і ўпушчаная выручка. Пацыент забыўся пра візіт, план лячэння сышоў дадому на паперцы і не вярнуўся, на паўторны агляд ніхто не паклікаў. Для гэтага ў emyCRM ёсць дзве праграмы — «Клініка» і «Стаматалогія»: расклад, медкарта, напаміны і грошы ў адной сістэме з тэлефаніяй і месэнджарамі.

Расклад: урачы, кабінеты, крэслы

У кожнага ўрача — тыднёвы графік і выняткі на асобныя даты, у клінікі — філіялы і кабінеты або крэслы. Расклад адкрываецца днём, дзе слупкі — урачы, або тыднем аднаго ўрача, з фільтрам па філіяле. Запіс нельга паставіць паверх іншага ў таго ж урача ці ў тым жа кабінеце; запіс па-за працоўным часам сістэма не забараняе, але папярэджвае. Перанос — перацягваннем.

У запісу сем статусаў: «Записан», «Подтвердил», «Пришёл», «На приёме», «Завершён», «Не пришёл» і «Отменён». Відаць і тое, адкуль прыйшоў запіс: званок, візіт «з вуліцы», анлайн-запіс, спіс чакання, Telegram-бот клінікі або Emy AI.

Анлайн-запіс і спіс чакання

Клініка атрымлівае спасылку на старонку запісу — яе ставяць кнопкай на сайт, у Instagram ці ў месэнджар. Пацыент бачыць філіялы з адрасамі, урачоў са спецыяльнасцямі і вольны час, уводзіць імя і тэлефон. Запісацца можна не далей чым на 14 дзён наперад і не пазней чым за 2 гадзіны (абодва тэрміны наладжваюцца), а з аднаго нумара — не больш за два будучыя анлайн-запісы. Час паказваецца па часавым поясе клінікі, а рэгістратура атрымлівае задачу пацвердзіць запіс.

Няма адпаведнага часу — пацыент становіцца ў спіс чакання. Калі хтосьці адмяняе візіт, вызвалены час прапануецца першаму адпаведнаму пацыенту з чаргі: рэгістратура атрымлівае задачу, а пацыенту можа пайсці паведамленне ў месэнджар — адказ «да» запісвае яго. Прапанова дзейнічае суткі.

Напаміны: менш пустых крэслаў

Напамін пра візіт адпраўляецца за 2, 3, 6, 12, 24 ці 48 гадзін — як наладзіць клініка. Каналы — WhatsApp, Telegram і Instagram праз дадатак месэнджараў з маркетплейса і ўласны Telegram-бот клінікі. Дыягназаў у тэксце напаміну няма.

Пацыент адказвае проста ў месэнджары. На «да» запіс сам становіцца «Подтвердил», і пацыенту прыходзіць «ждём вас». На «перенесите» ці «не приду» рэгістратура атрымлівае задачу: перанос і адмену прыёму вырашае чалавек. Пацыентам з высокай рызыкай няяўкі — тым, хто ўжо прапускаў візіты, запісаўся сам упершыню ці запісаўся даўно, — ідзе другі напамін за 3 гадзіны да прыёму. Рызыка лічыцца па правілах, а не нейрасеткай.

Медкарта і пратакол прыёму

• Картка пацыента: нумар, дата нараджэння, пол, плацельшчык або прадстаўнік, нататка для рэгістратуры; анамнез — алергіі, хранічныя хваробы, лекі, група крыві.
• Пратакол прыёму: скаргі, анамнез, аб’ектыўны статус, дыягназ з кодамі МКХ-10, лячэнне і рэкамендацыі. Падпісаны пратакол не правіцца — толькі дапаўняецца запісамі з датай. Ёсць шаблоны пратаколаў.
• Дакументы: згода на лячэнне, дагавор, згода на апрацоўку персанальных даных і план лячэння — па шаблонах; пацыент падпісвае іх пальцам на планшэце.
• Здымкі: рэнтген, фота і сканы да 30 МБ з прывязкай да зуба ці пратакола і параўнаннем «да і пасля».
• Журнал доступу: кожнае адкрыццё медкарты запісваецца — відаць, хто і калі яе глядзеў.

Пратакол можна надыктаваць голасам — да трох хвілін — або ўставіць тэкстам: AI раскладзе яго па раздзелах і прапануе адзнакі па зубах, а ўрач праверыць і пацвердзіць. Функцыю ўключае адміністратар, яна траціць крэдыты Emy AI. Кнопка «Объяснить пациенту» пераказвае план лячэння ці вынік візіту простымі словамі.

Стаматалогія: формула, парадантаграма, план лячэння

Зубная формула вядзецца па нумарацыі FDI для пастаянных і малочных зубоў: шэсць паверхняў і слаі «Было», «В плане» і «Выполнено»; формулу можна адкрыць на любую мінулую дату. У картцы пацыента — 3D-сківіца і рэжым «Показать пациенту» на ўвесь экран: план лячэння лягчэй узгадніць, калі пацыент яго бачыць.

Парадантаграма — шэсць кропак на зуб: глыбіня кішэні, рэцэсія, крывацечнасць і налёт, а таксама рухомасць і фуркацыя. План лячэння складаецца ў трох варыянтах — «эконом», «оптимум» і «премиум»; калі пацыент выбірае адзін, астатнія закрываюцца. Заказы ў зубатэхнічную лабараторыю вядуцца па зубах, з колерам, тэрмінам і коштам, а пратэрмінаваныя падсвечваюцца.

Грошы: каса, растэрміноўка, заробак урачоў

• Аплата наяўнымі, картай або пераводам; баланс пацыента для перадаплаты, доўг па неаплачаных рахунках, вяртанне з балансу і «Касса за день».
• Растэрміноўка да 36 плацяжоў з напамінам пра аплату.
• Абанементы — некалькі наведванняў за адну цану — і падарункавыя сертыфікаты з кодам, якія пагашаюцца часткамі.
• Заробак урача і асістэнта — працэнтам ад выручкі або ад сумы за вылікам матэрыялаў і лабараторыі. CRM лічыць і выгружае, выплачваеце вы.
• Матэрыялы спісваюцца са склада па тэхкартах пасля завяршэння візіту, — калі падключаны складскі ўлік.

Вяртаць пацыентаў і бачыць лічбы

Раздзел паўторных візітаў збірае тры спісы: «Пора на осмотр» (па змаўчанні — праз шэсць месяцаў пасля візіту), «Брошенный план» і «Неявка без перезаписи». Тэкст паведамлення падрыхтуе AI, а адправіць чалавек. Пасля візіту пацыенту можна адправіць у месэнджар апытанне NPS ад 0 да 10.

У справаздачах — выручка, сярэдні чэк, няяўкі, новыя пацыенты і тыя, хто вярнуўся, загрузка ўрачоў, доля прынятых планаў лячэння, каса і NPS — па ўрачах і філіялах. Справаздачы бачаць супрацоўнікі з правам «Настройки клиники».

Хто што бачыць

Пры падключэнні з’яўляюцца ролі «Врач» і «Регистратура». Урач бачыць пацыентаў і расклад, працуе з медкартай, а запісвае і пераносіць толькі свае прыёмы. Рэгістратура запісвае да любога ўрача і вядзе рахункі і аплаты, але медкарту не адкрывае. Астатнія ролі наладжваюцца, як усюды ў emyCRM, — падрабязней у артыкуле пра ролі і правы ў CRM.

Telegram-бот і AI-адміністратар у месэнджарах

Клініка стварае свайго бота праз @BotFather і падключае яго да CRM. Пацыент уваходзіць, падзяліўшыся нумарам тэлефона, і бачыць свае запісы: можа пацвердзіць, перанесці ці адмяніць візіт, запісацца нанова або стаць у спіс чакання. Напаміны прыходзяць туды ж — з кнопкамі. Раздзел «Лечение и оплата» з’яўляецца, толькі калі яго ўключыла клініка і пацыент даў згоду.

Тэкставы AI-адміністратар адказвае пацыентам у месэнджарах — заўсёды або толькі ў непрацоўны час. Медыцынскіх парад ён не дае і перадае размову чалавеку, калі не спраўляецца. Для яго патрэбны дадатак месэнджараў і крэдыты Emy AI.

Як падключыць

1. Зарэгіструйцеся са старонкі для медыцынскіх устаноў і выберыце «Клініка» ці «Стаматалогія» — праграма ўключыцца адразу.
2. Дадайце філіялы, кабінеты або крэслы і ўрачоў з тыднёвым графікам.
3. Праверце стартавы прайс — у «Стаматалогіі» 37 паслуг, у «Клініцы» 12 — і пастаўце свае цэны.
4. Падключыце дадатак месэнджараў або Telegram-бот клінікі і ўключыце напаміны.
5. Апублікуйце спасылку анлайн-запісу на сайце і ў сацсетках.