CRMda pochta: umumiy quti va mijoz kartochkasidagi xatlar

Mijozlarning xatlari odatda menejerlarning shaxsiy qutilarida yotadi: kimdir ta’tilda — so‘rov javobsiz qoladi, kimdir ishdan ketdi — yozishmalar parol bilan birga ketdi. CRMdagi pochta yozishmalarni mijoz tarixining bir qismiga, bo‘limning umumiy qutisini esa umumiy ishga aylantiradi.

CRMdagi pochta nima

CRMdagi pochta — tizimga ulangan oddiy pochta qutilaringiz. Xatlar avvalgidek sizning manzilingizdan va pochta serveringiz orqali ketadi, lekin mijoz bilan ish olib boriladigan joyda — kompaniya kartochkasida, qo‘ng‘iroqlar va bitimlar yonida ko‘rinadi.

Qutini qanday ulash mumkin

• Gmail va korporativ pochta — IMAP/SMTP orqali. Gmail uchun serverlar o‘zi qo‘yiladi, faqat ilova paroli kerak.
• Microsoft 365 va Outlook — Microsoft orqali kirish tugmasi bilan, parolsiz.
• Xatlar qutining o‘z SMTP’si orqali — avvalgidek sizning domeningizdan ketadi.
• CRM yangi xatlarni har 5 daqiqada oladi.

Bo‘limning umumiy qutisi

Quti korporativ yoki shaxsiy bo‘ladi. Korporativ qutini — masalan, sales@ yoki support@ — xodimga yoki butun bo‘limga ochishadi. «Ko‘rish», «Operator» va «Boshqarish» rollari bor, javob berish, uzatish, ilovalarni yuklab olish va sozlamalarni esa alohida yoqish mumkin. Butun bo‘lim uchun bitta jo‘natuvchi nomini belgilash qulay — aytaylik, «Savdo bo‘limi».

Birovning shaxsiy qutisini aniq ruxsatsiz hech kim, hatto administrator ham ko‘rmaydi. Yangi xatlar haqida quti egasi va ruxsat berilganlar CRMda bildirishnoma oladi, har kim uni o‘chirib qo‘yishi mumkin.

Xatga kim javob beradi

Agar quti sozlamalarida CRM bilan bog‘lash yoqilsa, taqsimlash o‘zi amalga oshadi. Tanish mijozning xati uning mas’uliga — kontakt, kompaniya yoki liddagi mas’ulga — biriktiriladi. Yangi odamning xatidan CRM lid yoki kontakt yaratadi va ularni menejerlarga navbat bilan taqsimlaydi; navbat yo‘q, ishdan bo‘shatilgan va bloklangan xodimlarni o‘tkazib yuboradi. Xatga ilova qilingan vCard vizitkasi ham kontaktga aylanadi.

Mijoz kartochkasidagi xatlar

Kompaniya kartochkasining «Pochta» ichki oynasida kompaniya va uning kontaktlari manzillaridan kelgan xatlar jamlangan — xodimning ruxsati bor qutilardan. Xatlar zanjirini kompaniya, kontakt, bitim yoki lidga bog‘lash mumkin. Mijozga to‘g‘ridan to‘g‘ri kartochkadan yozish mumkin: xat darhol unga bog‘lanadi.

Xatdan — ishga

Istalgan xatdan bitta tugma bilan vazifa, bitim, kontakt yoki kompaniya yaratiladi. Mijoz so‘rovini qo‘lda qayta yozish shart emas — u xatning o‘zi bilan birga CRMdagi yozuvga aylanadi.

Yozish qulay

• Formatlash, havolalar va rasmlar bilan muharrir; har bir quti uchun bir nechta imzo, jumladan logotipli imzo.
• AI’dan javob qoralamasi va uzun xatning qisqacha xulosasi.
• 10 soniya ichida yuborishni bekor qilish, kechiktirilgan xat va ta’til vaqtiga avtojavob.
• Spam va bezor qiladigan ommaviy xatlar uchun manzillarning qora ro‘yxati.

20 daqiqada qanday sozlash mumkin

1. Bo‘limning umumiy qutisini ulang: IMAP/SMTP yoki Microsoft orqali kirish.
2. Uni bo‘limga oching va rollarni tanlang: kim faqat o‘qiydi, kim javob beradi.
3. Xatlar o‘zi taqsimlanishi uchun qutining CRM bilan bog‘lanishini yoqing.
4. Menejerlardan shaxsiy ish qutilarini ulashni so‘rang — mijozlar bilan yozishmalar kartochkalarda paydo bo‘ladi.

Xatlar mijozning umumiy tarixiga qanday qo‘shilishini mijoz kartochkasi haqidagi maqolada ko‘rib chiqdik.