CRM-дегі пошта: бөлімнің ортақ жәшігі, карточкадағы хаттар

Клиенттердің хаттары әдетте менеджерлердің жеке жәшіктерінде жатады: біреу демалысқа кетсе — сұраныс жауапсыз қалады, біреу жұмыстан кетсе — хат алмасу құпиясөзбен бірге кетеді. CRM-дегі пошта хат алмасуды клиент тарихының бір бөлігіне, ал бөлімнің ортақ жәшігін ортақ жұмысқа айналдырады.

CRM-дегі пошта деген не

CRM-дегі пошта — жүйеге қосылған әдеттегі пошта жәшіктеріңіз. Хаттар бұрынғыдай сіздің мекенжайыңыздан және сіздің пошта серверіңіз арқылы жіберіледі, бірақ клиентпен жұмыс жүретін жерде көрінеді: компания карточкасында, қоңыраулар мен мәмілелердің жанында.

Жәшікті қалай қосу керек

• Gmail және корпоративтік пошта — IMAP/SMTP арқылы. Gmail үшін серверлер өздігінен қойылады, тек қолданба құпиясөзі керек.
• Microsoft 365 және Outlook — Microsoft арқылы кіру батырмасымен, құпиясөзсіз.
• Хаттар жәшіктің өз SMTP-і арқылы жіберіледі — бұрынғыдай сіздің доменіңізден.
• Жаңа хаттарды CRM 5 минутта бір рет алады.

Бөлімнің ортақ жәшігі

Жәшік корпоративтік немесе жеке болады. Корпоративтік жәшікті — мысалы, sales@ немесе support@ — қызметкерге немесе бүкіл бөлімге ашады. «Қарау», «Оператор» және «Басқару» рөлдері бар, ал жауап беруді, қайта жіберуді, тіркемелерді жүктеп алуды және баптауларды бөлек қосуға болады. Бүкіл бөлім үшін бір жіберуші атын берген ыңғайлы — айталық, «Сату бөлімі».

Біреудің жеке жәшігін нақты қолжетімділіксіз ешкім көрмейді, тіпті әкімші де. Жаңа хаттар туралы жәшік иесі мен қолжетімділік берілгендер CRM-де хабарландыру алады, әркім оны өшіре алады.

Хатқа кім жауап береді

Жәшік баптауларында CRM-мен байланысты қоссаңыз, тарату өздігінен жүреді. Таныс клиенттің хаты оның жауаптысына тағайындалады — байланыстан, компаниядан немесе лидтен. Жаңа адамның хатынан CRM лид немесе байланыс жасап, оларды менеджерлерге шеңбер бойынша таратады; жоқ, жұмыстан босатылған және бұғатталған қызметкерлерді шеңбер өткізіп жібереді. Тіркемедегі vCard визиткасы да байланысқа айналады.

Клиент карточкасындағы хаттар

Компания карточкасының «Пошта» қойындысында компания мен оның байланыстарының мекенжайларынан келген хаттар жиналған — қызметкердің қолжетімділігі бар жәшіктерден. Хаттар тізбегін компанияға, байланысқа, мәмілеге немесе лидке байлауға болады. Клиентке тікелей карточкадан жазуға болады: хат бірден соған байланады.

Хаттан — жұмысқа

Кез келген хаттан бір батырмамен тапсырма, мәміле, байланыс немесе компания жасалады. Клиенттің сұранысын қолмен қайта жазудың қажеті жоқ — ол хаттың өзімен бірге CRM-дегі жазбаға айналады.

Жазу ыңғайлы

• Пішімдеуі, сілтемелері мен суреттері бар редактор; бір жәшікке бірнеше қолтаңба, соның ішінде логотиппен.
• ЖИ-дан жауап жобасы және ұзын хаттың қысқаша түйіні.
• Жіберуден 10 секунд ішінде бас тарту, кейінге қалдырылған хат және демалыс уақытына автожауап.
• Спам мен мазалайтын таратылымдарға арналған мекенжайлардың қара тізімі.

20 минутта қалай баптауға болады

1. Бөлімнің ортақ жәшігін қосыңыз: IMAP/SMTP немесе Microsoft арқылы кіру.
2. Оны бөлімге ашып, рөлдерді таңдаңыз: кім тек оқиды, кім жауап береді.
3. Хаттар өздігінен таратылуы үшін жәшіктің CRM-мен байланысын қосыңыз.
4. Менеджерлерден жеке жұмыс жәшіктерін қосуды сұраңыз — клиенттермен хат алмасу карточкаларда пайда болады.

Хаттар клиенттің ортақ тарихына қалай жиналатынын клиент карточкасы туралы мақалада талдадық.