CRM-де жұмыс уақытын есепке алу: ауысым, үзіліс, табель

«Нешеде келді?» — кеңседе бұл көзге көрінеді, ал қашықтан жұмыста мүлде көрінбейді. Ай соңында бухгалтер табельді басшылардың есінде қалғаны бойынша жинайды, ал даулы кешігулер эмоциямен шешіледі. CRM-де жұмыс уақытын есепке алу қарапайым сандар береді: күн қашан басталды, үзілістер қанша созылды және кім қанша жұмыс істеді.

Күннің басы, үзілістер, соңы

Қызметкер «Менің уақытым» экранында немесе бүйір мәзірдегі жұмыс күні тақтайшасында «Жұмысты бастау», «Үзіліс» және «Жұмыс күнін аяқтау» батырмаларын басады. Әр оқиғаның уақытын сервер қояды, сондықтан телефондағы сағатты жылжыту пайдасыз. Күн қателесіп жабылса, оны төрт сағат ішінде қайта жалғастыруға болады — бұл сол ауысым болып қалады.

• Әдепкі үзілістер: ақысыз 60 минуттық түскі ас, ақылы 15 минуттық екі қысқа үзіліс және түсініктемесі бар «жеке шаруа». Шектеулер, күніне саны және басшымен келісу бапталады.
• Шектен асу түспен белгіленеді, бірақ үзіліс үзілмейді.
• Үзілістегі бұғаттау: CRM экранмен жабылады, ал қызметкер оралғанша сервер өзгерістерді қабылдамайды. Баптауларда өшіріледі.
• «Компьютерден тыс» себебімен — қоңырау, жиналыс, сапар — жұмыс уақыты болып есептеледі.

Кестелер мен мерекелер

Кестелер бес күндік, жеке, ауысымдық, толық емес күн және еркін болады; сағаттар апта күндері бойынша беріледі, түнгі ауысым бар. Кестелердің нұсқалары сақталады: жаңа ереже таңдалған күннен бастап қолданылады, ал өткен күндер ескі ереже бойынша есептеледі. Күндер үшін ерекшеліктер мен қысқартылған және ауыстырылған күндері бар мерекелер күнтізбесі бар — Өзбекстан, Қазақстан, Молдова, Румыния және Украина үшін дайын, өзіңіздікін CSV-ден жүктеуге болады.

Кешігу және артық жұмыс

Кешігу — күннің нақты және жоспарлы басталуы арасындағы айырма, әдепкі бойынша 10 минут рұқсат етіледі; ерте кету де ауысым соңынан дәл осылай есептеледі. Артық жұмыс — күндізгі нормадан асқанның бәрі. Күн уақытында басталмаса, CRM қадам-қадаммен әрекет етеді:

• ауысымның жоспарлы басталу уақытында — «Жұмыс күнін бастаңыз» терезесі;
• 5 минуттан кейін — қайталама еске салу;
• 15 минуттан кейін — толық экранды ескерту;
• бір сағаттан кейін күн жұмыс істелмеген деп белгіленеді, ал басшы хабарландыру алады. Осыдан кейін күнді тек кешігу себебін көрсетіп бастауға болады.

Басшы не көреді

«Бүгінгі команда» экраны әр қызметкердің мәртебесін және «Кешігу», «Шектен тыс үзіліс», «Тексеруді талап етеді» белгілерін сүзгілермен және өткен күндермен бірге көрсетеді. Қызметкер міндетті себебі мен тіркемелері бар түзету өтінімін береді, күнді, аптаны немесе айды бекітуге жібереді, ал бекітілген күн бұдан былай өзгермейді. Emy AI-ден де сұрауға болады: «бүгін кім кешікті» немесе «ай ішінде қанша артық жұмыс болды» — өз құқықтарыңыз шегінде.

Бухгалтерияға арналған табель

«Бухгалтерияға арналған табель» қолданбасы бір айға немесе жарты айға «қызметкер × күндер» торын Өзбекстан (Т-13), Қазақстан, Молдова және Румыния нысандары бойынша жүргізеді. Келу кодтары компанияға бейімделеді. «Есептен толтыру» батырмасы бекітілген күндердің сағаттарын көшіреді және қолмен толтырылған ұяшықтарға тимейді. Табель жабылып, қол қойылады, ұяшықтардағы түзетулер журналға жазылады, ал жүктеу XLSX, CSV немесе PDF форматында болады.

Қолмен бақылаудың орнына еске салулар

Күн басталмаса немесе аяқталмаса, үзіліс созылып кетсе немесе табель жіберілмесе, CRM өзі еске салады. Қызметкер қатарынан үш еске салуды өткізіп алса, хабарлама басшыға кетеді. Жабылмаған күн әдепкі бойынша ауысым аяқталғаннан кейін үш сағаттан соң өзі жабылады.

Қалай бастау керек

1. Маркетплейсте «Жұмыс уақытын есепке алу» және «Бухгалтерияға арналған табель» қолданбаларын қосыңыз.
2. Кестені және еліңіздің мерекелер күнтізбесін беріңіз.
3. Үзілістерді баптап, үзіліс кезінде CRM-ді бұғаттау керек пе, жоқ па — шешіңіз.
4. Алғашқы аптада тек «Бүгінгі команданы» қараңыз — командаға үйренуге уақыт беріңіз.
5. Ай соңында табельді есептен толтырып, бланкіні жүктеңіз.

Emy-ге команда туралы сұрақты қарапайым сөздермен қалай қоюға болатынын CRM-дегі ЖИ-көмекші туралы мақалада талдадық.