Впровадження CRM за тиждень: план на кожен день

Впровадження CRM часто уявляють як піврічний проєкт із підрядником, технічним завданням і навчанням. Невеликій команді вистачає тижня, якщо рухатися крок за кроком і не намагатися налаштувати все до першого клієнта. Ось план за днями, яким ми завершуємо нашу серію з 15 статей про те, що CRM дає бізнесу.

День 1: кабінет і пробний період

Для реєстрації потрібні email, ім’я, назва компанії та пароль; дані банківської картки не потрібні. Після підтвердження пошти — посилання діє добу — створюється окремий кабінет із власною адресою, ролями й готовими воронками: для угод на 7 етапів, для лідів і рахунків — на 4. Зазвичай це займає кілька секунд.

Пробний період — 14 днів на тарифі «Стандартний»: до 30 співробітників і 50 ГБ. Коли він закінчиться, дані залишаться і CRM відкриватиметься, а телефонія, Emy AI і застосунки маркетплейсу вимкнуться до вибору тарифу.

День 2: завантажте клієнтів

• Файл: CSV або .xlsx до 5 МБ і 5 000 рядків; кодування й роздільник CRM визначить сама.
• Зіставлення: майстер показує приклади зі стовпців і сам розпізнає поля за заголовками шістьма мовами; ваші власні поля теж можна зіставити.
• Попередній перегляд і дублікати: перед записом видно, що саме завантажиться. Компанії звіряються за податковим номером, а якщо номера немає — за назвою; контакти — за email, телефоном і ПІБ. Дублікати пропускаються.
• Контактну особу можна створити одразу з файлу компаній, а історію листів — довантажити з поштової скриньки за будь-який період.

День 3: воронка й поля під ваш процес

Перейменуйте етапи готової воронки відповідно до своїх кроків продажу й додайте поля, яких бракує: власні поля мають 15 типів — список, гроші, файл, посилання на співробітника чи запис CRM. У картці можна залишити лише потрібні поля й вкладки.

Те саме можна попросити в Emy AI звичайними словами: «створи воронку для оптових клієнтів», «додай етап „Замір“», «зроби поле „Бюджет“ обов’язковим на етапі „КП надіслано“». Emy показує, що зміниться, і виконує лише після «Підтвердити»; за замовчуванням це доступно адміністраторам, а видаляти Emy не вміє.

День 4: команда й ролі

Запрошення через email діє 72 години й лише для цієї адреси, а спільне посилання — добу, і за ним може зайти скільки завгодно людей. Роль можна задати заздалегідь, а ім’я та пароль запрошений вводить сам. Розподіліть людей за відділами й надайте ролі відділам — так простіше, ніж кожному окремо.

День 5: дзвінки, пошта й месенджери

У маркетплейсі є добірка «З чого почати»: канали спілкування, телефонія, пошта й оплата. Підключіть SIP-лінію та поштові скриньки — дзвінки й листи почнуть самі потрапляти в картки клієнтів. Месенджери підключаються платною підпискою за кожен канал, а Android-застосунок «Мої Дзвінки» під’єднується до CRM за QR-кодом і передає дзвінки з робочого телефону.

Дні 6–7: перші угоди й цифри

Нехай команда веде живі угоди на дошці воронки й ставить завдання, а ви наприкінці тижня відкрийте дашборд: суму в роботі, зважений прогноз і завдання. Якщо щось незрозуміло, запитайте Emy «як підключити пошту» чи «де налаштувати ролі» — він відповість за розділами CRM і довідкою, а якщо відповіді немає, дасть посилання на підтримку у WhatsApp. Про помилку можна повідомити кнопкою «Повідомити про проблему».

Три помилки впровадження

• Налаштовувати все до запуску. Краще почати з простої воронки й додавати поля тоді, коли їх вимагатиме робота.
• Завантажувати базу як є. Година на чищення файлу заощадить тиждень суперечок про дублікати.
• Впроваджувати без керівника. Якщо керівник дивиться цифри в CRM, команда веде клієнтів у CRM.

Якщо ви тільки вирішуєте, чи потрібна вам CRM, почніть із першої статті серії — навіщо бізнесу CRM.