Структура компанії в CRM: відділи й заміна на час відпустки
Менеджер пішов у відпустку на два тижні. Клієнти телефонують на його номер, нові заявки надходять на нього, завдання висять із його ім’ям — і все це стоїть до його повернення. Якщо структуру компанії та правило заміни налаштовано в CRM, робота не чекає: усе нове саме переходить до колеги.
Зміст
Як влаштована структура
Відділ має назву, опис, керівника й батьківський відділ, тому підвідділи можуть мати будь-яку глибину. Співробітник може входити одразу до кількох відділів, а керівник не зобов’язаний бути членом свого відділу. Переглядати структуру можуть усі, змінювати — адміністратор.
Екран «Структура компанії» працює як карта: схему пересувають мишею й масштабують коліщатком, жестом двох пальців або кнопками, є повноекранний режим і пошук за відділами та співробітниками. Гілки згортаються, на картці відділу — керівник, співробітники та їхня кількість разом із підвідділами, а співробітники без відділу зібрані в «Загальному списку».
Навіщо потрібні відділи
- Права. Роль, надана відділу, дістається всім його співробітникам. Область видимості «Відділ» показує записи колег із відділу.
- Чати. Хто вступив до відділу, сам потрапляє в прив’язані до нього робочі чати.
- Телефонія. Відділу надають власні лінії та лінію за замовчуванням, а вхідний дзвінок можна спрямувати на весь відділ — тоді він лунає в усіх одразу.
- Пошта й аналітика. Доступ до поштових скриньок надається відділу, а аналітика за компаніями порівнює відділи між собою.
Відпустка, лікарняний, відрядження
У картці співробітника адміністратор позначає відсутність: відпустку, лікарняний, відрядження, прогул чи інше — на один день, на період або безстроково, з нотаткою. Колеги бачать у картці позначку «Відсутній до …» і список заступників. Відсутність можна завершити достроково, а вхід у CRM у співробітника зберігається.
Відділ продажів
Що отримує заступник
- Ліди й угоди. Нові записи на відсутнього переходять до заступника — зокрема ліди з пошти, месенджерів і дзвінків, — а попередній відповідальний запам’ятовується.
- Дзвінки. Вхідний дзвінок від клієнта відсутнього йде заступникові.
- Завдання. Виконавець не змінюється: заступник стає співвиконавцем і отримує сповіщення «Ви заступаєте в завданні».
- Угоди й чати. Заступник бачить і веде угоди відсутнього як свої та відповідає в чатах його клієнтів.
Заступників може бути кілька. Для кожного позначається, що він бере на себе — завдання, дзвінки, ліди, угоди, чати, — і як ділити потік: усім одразу, по черзі або за порядком у списку. Звільнених, заблокованих і тих, хто сам відсутній, CRM пропускає, а автоматичний розподіл пошти, месенджерів і завдань оминає відсутніх.
| Без заміни в CRM | Із заміною |
|---|---|
| Заявки чекають на повернення менеджера | Нові ліди одразу в заступника |
| Клієнт телефонує в порожнечу | Дзвінок іде колезі |
| Завдання висять на відсутньому | Заступник — співвиконавець |
| Хто кого заміняє — у голові керівника | Заступників видно в картці |
Як налаштувати за пів години
- Створіть відділи й призначте керівників.
- Розподіліть співробітників за відділами; тих, хто без відділу, видно в «Загальному списку».
- Надавайте ролі відділам, а не кожному співробітникові окремо.
- Прив’яжіть до відділів робочі чати й лінії телефонії.
- Перед найближчою відпусткою позначте відсутність і виберіть заступників.
Як ролі й області видимості пов’язані з відділами, ми розбирали в статті про ролі та права.
Чи можна бути одразу в кількох відділах?
Хто може змінювати структуру компанії?
Що переходить до заступника, поки співробітника немає?
Чи перекладе CRM уже відкриті завдання та угоди?
Чи може співробітник сам позначити свою відпустку?
Відпустка більше не зупиняє продажі
14 днів безкоштовно на тарифі «Стандартний». Банківська картка не потрібна.