Ролі та права в CRM: кожен бачить лише своє

Найдорожчий витік у продажах — не злам, а звільнення менеджера, який напередодні останнього робочого дня вивантажив базу. Ролі та права в CRM розв’язують це спокійно й наперед: кожен бачить те, що потрібно для роботи, а вивантаження й видалення є лише в тих, кому їх надали.

Як влаштовані ролі

Роль в emyCRM — список прав. Її надають співробітникові особисто або цілому відділу — тоді права отримують усі співробітники відділу. Вбудованих ролей три: Адміністратор, Менеджер і Співробітник; власні ролі можна створити з нуля або скопіювати вбудовану й підправити.

Для компаній, контактів, лідів, угод і рахунків — а також для ваших власних сутностей — права задають за вісьмома діями: читання, додавання, зміна, видалення, експорт, імпорт, свій вигляд картки і своя сторінка. Окремо налаштовують доступ до розділів меню, завдань, пошти й чатів.

Області видимості: хто чиї записи бачить

• Свої — записи, де співробітник відповідальний. Звичайний вибір для менеджера.
• Відділ — записи всіх співробітників відділу. Для керівника відділу.
• Підвідділи — відділ і всі відділи під ним. Для керівника напряму.
• Усі — уся база. Для адміністратора й власника.

Область працює по-справжньому: чужого запису не видно ні в списку, ні за прямим посиланням. Масова зміна відповідального й перенесення угоди на канбані вважаються зміною і потребують права на зміну. Коли співробітник заміщає відсутнього колегу, угоди колеги він бачить як свої.

Експорт та імпорт — головні ворота бази

Вивантажити дані може лише той, у чиїй ролі є право «Експорт», і до файлу потрапляють тільки записи, які він бачить у списку. У менеджера нового кабінету права на експорт, імпорт і видалення немає; адміністратор може вивантажити завжди. Кожен імпорт та експорт записується в журнал: хто, що і скільки рядків.

Записи дзвінків і пошта

Доступ до записів розмов налаштовують окремими правами телефонії — «ні», «свої», «відділ» або «усі», — і кожне прослуховування потрапляє в журнал. Поштові скриньки захищені окремо: адміністратор бачить корпоративні скриньки співробітників, але не їхні особисті, а чужа скринька відкривається лише за явним доступом.

Безпека входу

• Журнал входів: IP-адреса, країна, браузер і причина відмови. Адміністратор бачить увесь журнал, співробітник — свої входи.
• Вхід лише з дозволених IP — для всього кабінету, для ролі або для конкретного співробітника. Наприклад, тільки з офісу.
• Автоблокування неактивних: співробітник не заходив N днів — обліковий запис блокується, дані лишаються, розблокування — однією кнопкою. Адміністраторів це правило не стосується.

Хто що змінив

Історія картки показує, хто її створив, відкривав і змінював відповідального; історію бачить лише той, хто бачить сам запис. Журнал видалень і журнал імпорту та експорту доступні адміністраторові. Видалені компанії, контакти, ліди, угоди й рахунки 30 днів лежать у «Кошику», і адміністратор повертає їх разом з усією історією.

Коли співробітник іде

Застосунок для звільнення однією дією передає компанії співробітника колегам — порівну, вручну або окремо компанії з рахунками, — від’єднує його поштові скриньки, передає чати й вимикає обліковий запис. Якщо помилилися, звільнення можна скасувати.

Перевірити доступ співробітника

Коли ролей і відділів стає багато, легко заплутатися, звідки в людини те чи інше право. Екран «Перевірити доступ співробітника» показує ролі співробітника — особисті та через відділ — і підсумкові права так, як їх рахує сервер; наведіть курсор на клітинку, і побачите, яка роль дає це право.

Як налаштувати права за годину

1. Розподіліть співробітників за відділами — так права простіше надавати цілому відділу.
2. Залиште менеджерам «Свої», керівникам відділів — «Відділ».
3. Вирішіть, кому справді потрібні експорт і видалення, і надайте їх точково.
4. Заглядайте в журнал входів, а за потреби дозвольте вхід лише з офісу.
5. Перевірте кількох співробітників на екрані «Перевірити доступ співробітника».

Чому база має належати компанії, а не менеджерові, — у статті про картку клієнта.