Завдання й нагадування в CRM: жодного забутого клієнта

«Передзвоню в четвер», «надішлю рахунок завтра», «уточню на складі» — більшість клієнтів губляться не на переговорах, а між ними: обіцянку дали й забули. Завдання в CRM перетворюють кожну обіцянку на запис із терміном, виконавцем і нагадуванням.

Що таке завдання в CRM

Завдання — конкретна дія з виконавцем і терміном: зателефонувати, надіслати рахунок, провести зустріч. В emyCRM у завдання є пріоритет (від низького до термінового), постановник, співвиконавці та спостерігачі. Його прив’язують до компанії, контакту, ліда чи угоди — і тоді його видно в картці клієнта поруч із дзвінками та листуванням.

Звідки беруться завдання

• Вручну — з картки клієнта, списку завдань або календаря.
• Роботи на етапах воронки. Угода перейшла на етап «КП надіслано» — робот сам ставить завдання відповідальному з терміном. Можна налаштувати, щоб наступні роботи етапу чекали, доки завдання не закриють.
• З листа — однією кнопкою, разом із самим листом.
• На прохання до ШІ-помічника. З навичкою AI Assistant Pro Emy ставить завдання за звичайною фразою — після вашого підтвердження.

Окремий випадок — пропущений дзвінок. Якщо ввімкнено правило для пропущених, він стає не завданням, а справою «Передзвонити» з власним терміном і нагадуванням про прострочення.

Нагадування і прострочення

• Нагадування можна поставити на довільну дату або «за 1 годину, 1 день, 3 дні до терміну». Перенесли термін — нагадування перерахується саме.
• Надходить воно в дзвіночок CRM і пуш-сповіщенням зі звуком.
• Прострочення: раз на добу вранці виконавець і постановник отримують одне зведення «Прострочених завдань: N», а в чаті завдання з’являється позначка. Відкладене завдання простроченим не вважається.
• Telegram: бот Emy пише про прострочені завдання і, за бажанням, про нові призначені; уночі мовчить, а вранці надсилає план дня.

Шаблони й повторювані завдання

Якщо та сама робота повторюється, її не треба ставити заново. Шаблон зберігає учасників, пріоритет, чек-лист і термін «через N днів»; він буває особистим або спільним. Повтор — щодня, щотижня або щомісяця, з пропуском вихідних і датою завершення: наприклад, щотижневий обдзвін ключових клієнтів.

Усе видно одразу: день, канбан, календар

• Сьогодні («Мій день») — що зробити сьогодні; завдання можна перетягнути на потрібну годину.
• Канбан розкладає завдання за терміном — прострочені, сьогодні, цього тижня — або за статусом. Перетягнули картку — змінився термін або статус.
• Календар показує терміни завдань поруч із зустрічами.
• Проєкти — для великих справ: власний канбан етапів і віхи.

Відпустка і передача справ

Якщо виконавця немає на місці, заступник автоматично стає співвиконавцем завдання й отримує сповіщення — виконавець при цьому не змінюється, історія не губиться. Якщо співробітник іде назовсім, усі його завдання передаються іншому однією дією.

Контроль без мікроменеджменту

• Чек-лист, де в кожного пункту може бути свій відповідальний і свій термін, а також підзадачі: батьківське завдання неможливо закрити, доки є відкриті підзадачі.
• Перенесення терміну на запит: виконавець просить, постановник схвалює або відхиляє.
• Результат і приймання: виконавець пише, чим усе закінчилося, постановник приймає роботу й може оцінити її від 1 до 5.
• Обговорення йде в чаті завдання, а не в особистих повідомленнях; там само видно системні події.
• Облік часу: таймер «Почати / Зупинити» і планові трудовитрати.

Як навести лад із завданнями за тиждень

1. Домовтеся: будь-яка обіцянка клієнтові — це завдання в його картці, з терміном.
2. Поставте робота «завдання після КП» на етап воронки — так під контролем опиниться найчастіше місце втрат.
3. Створіть шаблони для повторюваних справ і повтори для регулярних обдзвонів.
4. Попросіть кожного налаштувати нагадування й підключити Telegram-бот Emy.
5. Через тиждень подивіться на ранкове зведення прострочень — воно одразу покаже вузькі місця.

Як завдання пов’язані з етапами угоди, ми розбирали в статті про воронку продажів.