Пошта в CRM: спільна скринька відділу і листи в картці

Листи клієнтів зазвичай живуть в особистих скриньках менеджерів: хтось у відпустці — і запит лежить без відповіді, хтось звільнився — і листування пішло разом із паролем. Пошта в CRM робить листування частиною історії клієнта, а спільну скриньку відділу — спільною роботою.

Що таке пошта в CRM

Пошта в CRM — ваші звичайні поштові скриньки, підключені до системи. Листи, як і раніше, надсилаються з вашої адреси і через ваш поштовий сервер, але їх видно там, де йде робота з клієнтом: у картці компанії, поруч із дзвінками й угодами.

Як підключити скриньку

• Gmail і корпоративна пошта — через IMAP/SMTP. Для Gmail сервери підставляються самі, потрібен лише пароль застосунку.
• Microsoft 365 і Outlook — кнопкою входу через Microsoft, без паролів.
• Листи надсилаються через SMTP самої скриньки — з вашого домену, як і раніше.
• Нові листи CRM забирає раз на 5 хвилин.

Спільна скринька відділу

Скринька буває корпоративною або особистою. Корпоративну — наприклад, sales@ чи support@ — відкривають співробітникові або цілому відділу. Є ролі «Перегляд», «Оператор» і «Керування», а відповідь, пересилання, завантаження вкладень і налаштування можна вмикати окремо. Для всього відділу зручно задати одне ім’я відправника — скажімо, «Відділ продажів».

Чужу особисту скриньку без явного доступу не бачить ніхто, навіть адміністратор. Про нові листи власник скриньки й ті, кому надано доступ, отримують сповіщення в CRM, і кожен може його вимкнути.

Хто відповідає на лист

Якщо в налаштуваннях скриньки ввімкнути зв’язок із CRM, листи розподіляються автоматично. Лист відомого клієнта призначається його відповідальному — з контакту, компанії чи ліда. З листа нової людини CRM створює лід або контакт і роздає їх менеджерам по колу; відсутніх, звільнених і заблокованих коло пропускає. Візитка vCard у вкладенні теж перетворюється на контакт.

Листи в картці клієнта

На вкладці «Пошта» картки компанії зібрано листи з адрес компанії та її контактів — із тих скриньок, до яких у співробітника є доступ. Ланцюжок можна прив’язати до компанії, контакту, угоди чи ліда. Написати клієнтові можна просто з картки: лист одразу прив’яжеться до неї.

Із листа — в роботу

З будь-якого листа однією кнопкою створюються завдання, угода, контакт або компанія. Запит клієнта не потрібно переписувати вручну — він стає записом у CRM разом із самим листом.

Писати зручно

• Редактор із форматуванням, посиланнями й картинками; кілька підписів на скриньку, зокрема з логотипом.
• Чернетка відповіді й короткий зміст довгого листа від ШІ.
• Скасування надсилання протягом 10 секунд, відкладений лист і автовідповідь на час відпустки.
• Чорний список адрес для спаму й нав’язливих розсилок.

Як налаштувати за 20 хвилин

1. Підключіть спільну скриньку відділу: IMAP/SMTP або вхід через Microsoft.
2. Відкрийте її відділу й оберіть ролі: хто лише читає, хто відповідає.
3. Увімкніть зв’язок скриньки з CRM, щоб листи розподілялися автоматично.
4. Попросіть менеджерів підключити особисті робочі скриньки — листування з клієнтами з’явиться в картках.

Як листи складаються в загальну історію клієнта, ми розібрали в статті про картку клієнта.