Складський облік у CRM: залишки, резерв та інвентаризація

Менеджер обіцяє клієнтові товар, якого вже немає: останні п’ять штук учора продав колега, а таблиця залишків оновиться лише в п’ятницю. Поки склад живе окремо від продажів, такі помилки неминучі. В emyCRM склад підключається в маркетплейсі й пов’язаний з угодами: товар в угоді резервується сам, а виграна угода сама списує його зі складу.

Як підключити склад

«Склад» — застосунок маркетплейсу: він безкоштовний і підключається одразу на весь кабінет. Під час першого відкриття сам з’являється «Основний склад», інші склади додаються кнопкою «Налаштувати» на сторінці застосунку — там само вибирають склад за замовчуванням і порядок у списку. Склад, на якому лежить резерв, видалити не можна.

Товари й залишки

Товари беруться із загального каталогу CRM: тип, артикул, розділ, ціна, закупівельна ціна, ПДВ, одиниця виміру й фото. У списку товарів з’являється колонка «Залишок», а в картці товару — вкладка «Склад» з поточним залишком, резервом під угоди й доступною кількістю.

На вкладці «Залишки» в розділі «Склад» — зведення: скільки позицій, скільки в наявності, скільки закінчується (залишок п’ять і менше), чого немає зовсім і скільки коштують залишки. Таблицю можна переглядати для одного складу або для всіх одразу й шукати в ній за назвою чи артикулом.

Документи: прихід, списання, переміщення

• Надходження — прихід від постачальника: постачальника вибирають із компаній CRM, у рядках — закупівельні ціни.
• Списання — брак, псування, внутрішні потреби; списати більше, ніж доступно, CRM не дасть.
• Переміщення — між складами, теж у межах доступного.
• Повернення — товар, який повернув клієнт.
• Інвентаризація — колонки «За обліком», «Факт» і «Різниця»: надлишок оприбутковується, нестача списується.

У кожного виду документів своя нумерація. Документ спочатку зберігається чернеткою, потім проводиться; проведення можна скасувати, документ — скопіювати, а кілька чернеток — провести разом. У друкованій формі є підписи «Матеріально відповідальна особа» і «Здав / Прийняв», в інвентаризації — «Голова комісії».

Резерв під угоду і списання під час продажу

Тут склад і продажі зустрічаються. Щойно товар потрапляє у відкриту угоду, він резервується на складі, і колега вже не продасть ту саму одиницю вдруге. У картці угоди є панель «Резерв складу», де можна вибрати інший склад. Виграли угоду — CRM сама створює списання, програли — резерв знімається. Послуги й знижки не резервуються.

Залишок у CRM — не число в клітинці, а сума всіх проведених рухів. Тому його не можна непомітно «підправити»: кожна зміна — це документ, і видно, хто й коли його провів.

Собівартість

Собівартість рахується як середньозважена закупівельна ціна за проведеними надходженнями й поверненнями; поки їх немає, береться закупівельна ціна з картки товару. З неї складаються «Вартість залишків» у зведенні й колонка «Собівартість» у таблиці.

Хто що може

Права на склад — окрема група «Складський облік» у ролях: проводити операції (прихід, списання, переміщення, інвентаризація) і керувати списком складів. У новому кабінеті менеджер бачить залишки, але не проводить документи — кому це дозволити, вирішує адміністратор. Докладніше — у статті про ролі та права в CRM.

Зв’язок із сайтом і клінікою

Якщо товари продаються через сайт на WordPress з WooCommerce, CRM надсилає туди ціну й доступний залишок за артикулом — уже за вирахуванням резерву.

У застосунках «Клініка» і «Стоматологія» матеріали списуються зі складу за техкартами, коли візит завершено, — докладніше в статті про CRM для клініки і стоматології.

Як почати

1. Підключіть «Склад» у маркетплейсі й додайте склади, якщо їх більше одного.
2. Перевірте каталог: артикули, одиниці виміру й закупівельні ціни.
3. Проведіть «Інвентаризацію» — так у CRM з’являться стартові залишки.
4. Дайте права на операції комірникові, а менеджерам залиште перегляд залишків.
5. Ведіть продажі угодами — резерв і списання підуть самі.