Як обрати CRM: 12 запитань перед покупкою

CRM обирають один раз, а живуть із нею роками: переїзд із базою клієнтів, навченою командою й налаштованими воронками обходиться дорожче за будь-яку підписку. Тому перед покупкою варто поставити продавцеві CRM незручні запитання. Ми зібрали дванадцять таких і чесно відповідаємо на них за emyCRM — включно з тим, чого в нас поки немає.

Гроші

1. За що ви платите: за компанію чи за кожного співробітника?

Ціна «за користувача» зростає з кожним новим менеджером, і маленька команда починає економити на доступах — а клієнти знову йдуть в особисті телефони. В emyCRM тариф оплачується за компанію, а в тарифу є ліміт співробітників: «Базовий» — до 10, «Стандартний» — до 30, «Професійний» — до 70. «Базовий» коштує 895 грн на місяць за всю команду.

2. Що входить у тариф, а що докуповується?

Запитайте, за що доведеться доплачувати: телефонія, ШІ, месенджери, місце для файлів. В emyCRM телефонія вбудована в усі тарифи — потрібен лише SIP-провайдер. Месенджери підключаються платною підпискою за кожен канал, ШІ-навички — застосунками маркетплейсу, і ціну видно в картці застосунку ще до підключення.

3. Як платити і що буде після пробного періоду?

Тариф оплачується одразу за 3 місяці, за пів року зі знижкою 10% або за рік зі знижкою 20% — з балансу кабінету, який поповнюється через заявку менеджерові. Онлайн-оплати карткою поки немає. Пробний період — 14 днів на «Стандартному» без банківської картки. Якщо не вибрати тариф, дані залишаться і CRM відкриватиметься, а телефонія, Emy AI і застосунки маркетплейсу вимкнуться.

Канали

4. Чи вбудована телефонія і чи записуються дзвінки?

Якщо дзвінки живуть в окремій АТС, менеджер переносить їх у CRM вручну — або не переносить. В emyCRM підключається SIP-лінія будь-якого провайдера: дзвінки йдуть із браузера й мобільного застосунку, записуються й потрапляють у картку клієнта, а пропущені перетворюються на завдання «Передзвонити». Докладно — у статті про телефонію в CRM.

Розмови можна розшифрувати й отримати за ними підсумок і наступний крок від ШІ — це окремі застосунки маркетплейсу з оплатою за хвилини розмов.

5. Чи потрапляють у картку месенджери й пошта?

Клієнти пишуть у WhatsApp, Telegram та Instagram — і це листування має жити в історії клієнта, а не в телефоні менеджера. В emyCRM месенджери підключаються застосунками з маркетплейсу: листування видно в картці, відповідати можна з CRM. Пошта підключається через IMAP і SMTP, Gmail і Microsoft 365 — входом через акаунт, а листи клієнта та його контактів збираються в картці компанії.

6. Чи є мобільний застосунок?

Менеджер не сидить увесь день за ноутбуком. В emyCRM є застосунок для iPhone і Android: «Мій день», клієнти й угоди, дзвінки із записом, чати та Emy AI — докладно в статті про мобільний застосунок CRM.

Дані й безпека

7. Хто що бачить і чи можна обмежити вхід?

Ролі в emyCRM задають права на кожну сутність — читання, створення, зміну, видалення, імпорт і вивантаження — з областю видимості «Свої», «Відділ», «Підвідділи» або «Усі». Вхід можна обмежити дозволеними IP-адресами для всього кабінету, ролі чи співробітника, а журнал входів показує, хто й звідки заходив. Двофакторного входу для співробітників поки немає.

8. Як завантажити базу і як забрати її назад?

Компанії, контакти й товари завантажуються з CSV або Excel (.xlsx) — до 5 000 рядків за раз, з попереднім переглядом і пропуском дублікатів за поштою, телефоном та ім’ям. Угоди й ліди з файлу поки не переносяться. Вивантаження в CSV за фільтром — окреме право в ролі; у менеджера за замовчуванням його немає, щоб базу не можна було винести однією кнопкою.

9. Чи можна повернути видалене?

Видалені компанії, контакти, ліди, угоди й рахунки 30 днів лежать у «Кошику», і адміністратор повертає їх разом зі зв’язками. Дані кабінету регулярно копіюються в резервне сховище.

Команда й розвиток

10. Якою мовою працюватиме команда?

У багатомовній команді CRM однією мовою — джерело помилок. В emyCRM кожен співробітник сам обирає мову інтерфейсу: українську, англійську, румунську, узбецьку, казахську, російську, німецьку чи португальську. Адміністратор може звузити список для свого кабінету.

11. Скільки часу піде на налаштування?

Кабінет створюється одразу після підтвердження пошти, з готовими воронками. Воронку й поля можна налаштувати самостійно або попросити Emy AI звичайними словами — зміни він вносить лише після підтвердження. План на перший тиждень — у статті про впровадження CRM за тиждень.

12. Чи можна підключити свої системи?

Перевірте, чи є відкритий API і які в нього обмеження. В emyCRM — REST API з документацією на сайті, описом OpenAPI та іменними токенами, які працюють із правами свого власника; ліміт — 150 запитів за 10 секунд на токен. Вебхуків про зміни поки немає: зміни забирають запитами. Для галузей є готові застосунки — наприклад, для клінік і стоматологій.

Як перевірити CRM за пробний період

1. Завантажте 100–200 справжніх клієнтів, а не демодані.
2. Підключіть одну лінію й один месенджер і проведіть через CRM тиждень реальних дзвінків і листування.
3. Дайте менеджерові роль з областю видимості «Свої» і перевірте, що він не бачить чужих клієнтів і не може вивантажити базу.
4. Попросіть керівника відповісти лише за даними CRM, скільки грошей у роботі й що горить.
5. Порахуйте повну ціну на рік: тариф, месенджери, ШІ та інші застосунки.