Воронка продажів у CRM: від заявки до оплати без втрат

Майже кожна компанія знає, скільки вона продала минулого місяця. Значно менше компаній знають, скільки було заявок і на якому кроці загубилися решта. Воронка продажів у CRM відповідає саме на це запитання — і допомагає втрачати менше.

Що таке воронка продажів у CRM

Воронка продажів — послідовність етапів, які клієнт проходить від першого звернення до оплати: «Нова», «У роботі», «КП надіслано», «Успіх». Воронкою її називають тому, що на кожному кроці частина клієнтів відсіюється, і вгорі їх завжди більше, ніж унизу.

В emyCRM у кожного етапу є назва, колір, імовірність угоди і тип: відкритий, «Успіх» або «Невдача». Воронок може бути кілька — наприклад, окремо для нових клієнтів і для повторних продажів. Коли угода потрапляє на етап «Успіх» або «Невдача», CRM сама проставляє її статус і дату закриття.

Крок 1. Заявка: звідки беруться ліди

Перший етап воронки — лід: звернення, за яким ще незрозуміло, чи буде купівля. В emyCRM ліди з’являються без ручного введення:

• вхідний дзвінок із незнайомого номера одразу стає лідом, а повторний дзвінок із того самого номера другого ліда не створює;
• повідомлення у WhatsApp чи Telegram від нової людини — теж лід, і нових лідів можна роздавати менеджерам по колу;
• лист на скриньку компанії, якщо для скриньки ввімкнено зв’язок із CRM;
• заявка з форми на сайті та звернення через API.

Так воронка починається з реальної кількості звернень, а не з тих, які менеджер устиг записати.

Крок 2. Кваліфікація: з ліда — в угоду

У ліда свої статуси: новий, у роботі, кваліфікований, дискваліфікований. Коли клієнт підтвердив інтерес, лід конвертують: CRM створює або знаходить компанію та контакт, відкриває угоду у вибраній воронці й переносить у неї суму, відповідального і всю історію спілкування. Нічого не потрібно переписувати заново.

Крок 3. Угода на дошці: що бачать менеджер і керівник

• Колонка — це етап. У заголовку колонки — сума угод, які в ній стоять.
• Угоду переносять мишею, а створити її можна просто в потрібній колонці.
• Позначка «ризик» з’являється, якщо до очікуваної дати закриття менше ніж 7 днів або дата вже минула.
• Фільтри — за будь-якими полями угоди, зокрема вашими власними.
• Колонки «Успіх» і «Невдача» сховані за перемикачем, щоб закрите не заважало працювати з відкритим.

Крок 4. Роботи й обов’язкові поля: процес, який не тримається на пам’яті

Робот — правило на етапі воронки: «коли угода ввійшла в етап — зроби ось це». Він спрацьовує під час входу в етап, у разі зміни даних або конкретного поля, може чекати потрібний час і перевіряти умови. Роботи вміють поставити завдання, змінити відповідального, перевести угоду на інший етап, надіслати сповіщення, лист, SMS або повідомлення в месенджер клієнтові, залишити коментар.

Обов’язкові поля не дають перенести угоду далі, поки не заповнено важливе: номер договору перед «Успіхом», очікувану дату закриття перед «КП надіслано». Причину відмови зручно винести у власне поле й позначити його обов’язковим на етапі «Невдача» — тоді ви знатимете, чому втрачаєте клієнтів, а не гадатимете.

Крок 5. Рахунок і оплата

Рахунок прив’язується до угоди й проходить свої статуси: чернетка, виставлено, оплачено, прострочено, скасовано. Оплати, зокрема часткові, вносяться в рахунок, і повністю оплачений рахунок сам отримує статус «Оплачено». Сума угоди може рахуватися з її рахунків — тоді в заголовку колонки видно реальні гроші, а не приблизну оцінку менеджера.

Де компанії втрачають клієнтів: 5 місць у воронці

Як налаштувати воронку за годину

1. Випишіть 4–6 етапів так, як угода реально проходить у вас зараз, а не як у підручнику.
2. Створіть воронку й етапи, задайте кожному ймовірність — із неї на дашборді рахується зважений прогноз.
3. Додайте обов’язкові поля там, де без даних далі не можна: сума, дата закриття, причина відмови.
4. Налаштуйте одного-двох роботів: завдання після надсилання КП і сповіщення керівникові про велику угоду.
5. Через тиждень подивіться, на якому етапі накопичуються угоди, — із нього й починайте покращення.

Якщо ви лише обираєте систему, почніть із семи ознак, що бізнесу час впроваджувати CRM.