Облік робочого часу в CRM: зміни, перерви, табель

«О котрій прийшов?» — в офісі це видно на власні очі, а на віддаленій роботі не видно ніяк. Наприкінці місяця бухгалтер зводить табель з пам’яті керівників, а суперечки про запізнення вирішуються на емоціях. Облік робочого часу в CRM дає прості цифри: коли розпочато день, скільки тривали перерви і хто скільки відпрацював.

Початок дня, перерви, кінець

Співробітник натискає «Почати роботу», «Перерва» і «Завершити робочий день» на екрані «Мій час» або на панелі робочого дня в бічному меню. Час кожної події ставить сервер, тож переводити годинник на телефоні марно. Якщо день закрито помилково, його можна відновити протягом чотирьох годин — це та сама зміна.

• Перерви за замовчуванням: обід на 60 хвилин без оплати, дві короткі по 15 хвилин з оплатою та «Особиста справа» з коментарем. Ліміти, кількість на день і погодження з керівником налаштовуються.
• Перевищення ліміту підсвічується, але перерва не обривається.
• Блокування на перерві: CRM закрита екраном, а сервер не приймає змін, доки співробітник не повернеться. Вимикається в налаштуваннях.
• «Поза комп’ютером» із причиною — дзвінок, нарада, виїзд — зараховується як робочий час.

Графіки та свята

Графіки бувають п’ятиденні, індивідуальні, змінні, неповного дня й вільні; години задаються за днями тижня, є нічна зміна. Графіки мають версії: нове правило діє з вибраної дати, а минулі дні рахуються за старим. Для дат є винятки й календарі свят зі скороченими та перенесеними днями — готові для України, Узбекистану, Казахстану, Молдови та Румунії, а свій можна завантажити з CSV.

Запізнення й переробки

Запізнення — різниця між фактичним і плановим початком дня, з допуском 10 хвилин за замовчуванням; ранній вихід рахується так само від кінця зміни. Переробка — усе, що понад денну норму. Якщо день не розпочато вчасно, CRM діє поетапно:

• у плановий час початку зміни — вікно «Почніть робочий день»;
• через 5 хвилин — повторне нагадування;
• через 15 хвилин — попередження на весь екран;
• через годину день позначається неробочим, а керівник отримує сповіщення. Розпочати день після цього можна лише із зазначенням причини запізнення.

Що бачить керівник

Екран «Команда сьогодні» показує статус кожного співробітника й позначки «Запізнення», «Перерва понад ліміт» і «Потребує перевірки»; є фільтри й перегляд минулих днів. Співробітник подає запит на коригування з обов’язковою причиною і вкладеннями, надсилає на затвердження день, тиждень або місяць, а затверджений день більше не змінюється. Запитати можна й Emy AI: «хто сьогодні запізнився» чи «скільки переробок було за місяць» — у межах своїх прав.

Табель для бухгалтерії

Застосунок «Табель для бухгалтерії» веде сітку «співробітник × дні» за місяць або пів місяця. Готові форми є для Узбекистану (Т-13), Казахстану, Молдови та Румунії; окремої української форми поки немає, але сітка, коди явок і вивантаження працюють і без неї. Коди явок налаштовуються під компанію. Кнопка «Заповнити з обліку» переносить години затверджених днів і не чіпає клітинок, заповнених уручну. Табель закривається й підписується, зміни клітинок записуються в журнал, а вивантажити його можна в XLSX, CSV або PDF.

Нагадування замість ручного контролю

CRM сама нагадує, якщо день не розпочато чи не завершено, перерва затяглася або табель не надіслано. Якщо співробітник пропустив три нагадування поспіль, повідомлення отримує керівник. Незакритий день за замовчуванням закривається сам через три години після кінця зміни.

Як почати

1. Увімкніть у маркетплейсі «Облік часу» і «Табель для бухгалтерії».
2. Задайте графік і календар свят своєї країни.
3. Налаштуйте перерви й вирішіть, чи потрібне блокування CRM на перерві.
4. Перший тиждень просто дивіться на екран «Команда сьогодні» — дайте команді звикнути.
5. Наприкінці місяця заповніть табель з обліку й вивантажте бланк.

Як поставити Emy запитання про команду звичайними словами, ми розбирали в статті про ШІ-помічника в CRM.