Рахунки та КП у CRM: товари, документи й оплати

Угода — у CRM, рахунок — у Word, комерційна пропозиція — з торішнього файлу, а оплати — у таблиці бухгалтера. Щоб відповісти клієнтові, скільки він іще винен, доводиться відкрити чотири вікна. Коли товари, рахунки, документи й КП живуть у CRM поруч із клієнтом, усе це вміщується на одному екрані.

Каталог товарів і послуг

У розділі «Товари» позиція має тип — товар або послуга, — артикул, розділ каталогу, фото, ціну продажу й закупівельну ціну, валюту, одиницю виміру, ПДВ і позначку «ПДВ у ціні», а також варіації та ваші поля. Знижка за кількістю задається сходинками — «від 10 до 49 штук — 5%» — і підставляється сама, але менеджер може її змінити.

Позиція в угоді чи рахунку запам’ятовує назву й ціну на момент додавання: якщо завтра ціна в каталозі зміниться, виставлені рахунки залишаться без змін. Разову позицію можна одразу додати до каталогу. Сума, собівартість і прибуток рахуються за позиціями.

Рахунок і його оплати

Рахунок має п’ять статусів: «Чернетка», «Виставлено», «Оплачено», «Прострочено» і «Скасовано»; окремо є канбан рахунків із власними етапами. Номер складається за шаблоном із міток — номер рахунку, номер компанії, день, місяць, рік, — а номер, уписаний уручну, зберігається. Рахунок можна скопіювати, а список — вивантажити в CSV.

У блоці «Оплати» записують дату й суму кожного платежу. Рахунок показує «Сплачено», «Залишок» і «Переплату», а коли суму набрано, сам переходить у статус «Оплачено». Видалили оплату помилково — статус повернеться назад. Валюта за замовчуванням — валюта країни кабінету, а в довіднику є й інші.

Документи за вашими шаблонами

• Шаблон — завантажений файл .docx або сторінка у візуальному редакторі. Його можна прив’язати до країни й обмежити до нього доступ.
• Що підставляється: реквізити продавця й клієнта, таблиця позицій, сума та ПДВ прописом, «з ПДВ» або «без ПДВ», вага, підпис і печатка у вигляді зображень.
• На виході — DOCX або PDF з попереднім переглядом; готовий файл зберігається в стрічці рахунку та на вкладці документів.
• Поки лише для рахунків: шаблони документів працюють від рахунку.

Реквізити

У клієнта може бути кілька наборів реквізитів, і один із них позначається як основний. Ваші власні реквізити зберігаються на вкладці «Мої реквізити» й автоматично підставляються в документи.

Комерційна пропозиція за хвилину

Застосунок «Генератор КП» додає в картку компанії кнопку «Створити КП». ШІ пише текст за шаблоном, який створює адміністратор, — шаблони можна призначити відділам і співробітникам. ШІ бере до уваги поля картки, дзвінки, листування в месенджерах, нотатки, завдання й угоди клієнта. Є два режими: «авто» і «за побажаннями», де менеджер пише, що підкреслити, а кнопка «Виправити КП» переписує чернетку.

Менеджер редагує текст і зберігає КП у стрічку компанії — за бажанням із PDF. Генерація витрачає AI-кредити. Ціни з каталогу ШІ не підставляє, тож суми в КП варто перевірити перед надсиланням.

Склад

Застосунок «Склад» додає кілька складів, документи надходження, списання, переміщення, повернення та інвентаризації, а під відкриту угоду резервує товар: коли угоду виграно, резерв перетворюється на списання.

Як почати

1. Заповніть «Мої реквізити» й додайте зображення підпису та печатки.
2. Внесіть у каталог 10–20 позицій, які продаються найчастіше, з цінами та ПДВ.
3. Налаштуйте шаблон номера рахунку.
4. Завантажте свій шаблон рахунку в .docx або зберіть його в редакторі.
5. Виставте перший рахунок і позначте за ним оплату.

Як угода доходить до рахунку, ми розбирали в статті про воронку продажів.