Facturi și oferte în CRM: produse, documente și plăți

Tranzacția e în CRM, factura în Word, oferta comercială vine dintr-un fișier de anul trecut, iar plățile stau într-un tabel la contabil. Ca să-i spuneți clientului cât mai are de plată, trebuie să deschideți patru ferestre. Când produsele, facturile, documentele și ofertele stau în CRM lângă client, totul încape într-un singur ecran.

Catalogul de produse și servicii

În secțiunea „Produse”, fiecare poziție are un tip (produs sau serviciu), cod (SKU), categorie de catalog, fotografie, preț de vânzare și preț de achiziție, monedă, unitate de măsură, TVA și opțiunea „TVA inclus”, precum și variante și câmpuri proprii. Reducerea de volum se setează pe trepte („de la 10 la 49 de bucăți — 5%”) și se aplică singură, dar agentul o poate modifica.

Poziția dintr-o tranzacție sau factură reține denumirea și prețul din momentul adăugării: dacă mâine se schimbă prețul în catalog, facturile emise rămân neschimbate. O poziție ocazională se poate adăuga pe loc în catalog. Suma, costul și profitul se calculează pe poziții.

Factura și plățile ei

Factura are cinci statusuri: „Ciornă”, „Emisă”, „Plătită”, „Restantă” și „Anulată”; separat există un Kanban al facturilor, cu etape proprii. Numărul se compune după un șablon din etichete (numărul facturii, numărul companiei, ziua, luna, anul), iar un număr introdus manual se păstrează. Factura se poate copia, iar lista se poate exporta în CSV.

În blocul „Plăți” se înregistrează data și suma fiecărei plăți. Factura arată „Achitat”, „Rest de plată” și „Plată în plus”, iar când suma este acoperită trece singură în „Plătită”. Ați șters o plată din greșeală? Statusul revine la cel anterior. Moneda implicită este moneda țării contului, iar în nomenclator există și altele.

Documente după șabloanele proprii

• Șablonul este un fișier .docx încărcat sau o pagină din editorul vizual. Se poate lega de o țară, iar accesul la el se poate restrânge.
• Ce se completează: rechizitele vânzătorului și ale clientului, tabelul pozițiilor, suma și TVA-ul în litere, „cu TVA” sau „fără TVA”, greutatea, semnătura și ștampila ca imagini.
• Rezultatul este un DOCX sau un PDF cu previzualizare; fișierul gata se salvează în fluxul facturii și în fila de documente.
• Deocamdată doar pentru facturi: șabloanele de documente pornesc de la o factură.

Rechizitele și căutarea firmei după CUI

Un client poate avea mai multe seturi de rechizite (datele de facturare ale firmei), dintre care unul este principal, iar rechizitele proprii se păstrează în „Rechizitele mele”. Aplicația „Căutare firmă după CUI” găsește o firmă din România după codul ei fiscal (CUI).

Ofertă comercială într-un minut

Aplicația „Generator de oferte” adaugă în fișa companiei butonul „Creează ofertă”. AI-ul scrie textul după un șablon creat de administrator; șabloanele se pot atribui departamentelor și angajaților. AI-ul folosește câmpurile fișei, apelurile, conversațiile din aplicațiile de mesagerie, notițele, sarcinile și tranzacțiile clientului. Există două moduri: „automat” și „după cerințe”, în care agentul scrie ce trebuie scos în evidență, iar butonul „Corectează oferta” rescrie ciorna.

Agentul corectează textul și salvează oferta în fluxul companiei, opțional cu PDF. Generarea consumă credite AI. AI-ul nu preia prețurile din catalog, așa că sumele din ofertă trebuie verificate înainte de trimitere.

Depozit

Aplicația „Depozit” adaugă mai multe depozite, documente de recepție, casare, transfer, retur și inventariere și rezervă marfa pentru o tranzacție deschisă: câștigarea tranzacției transformă rezerva în ieșire din stoc.

Cum începeți

1. Completați „Rechizitele mele” și adăugați imaginile semnăturii și ștampilei.
2. Adăugați în catalog 10–20 de poziții uzuale, cu prețuri și TVA.
3. Setați șablonul numărului de factură.
4. Încărcați propriul șablon de factură în .docx sau construiți-l în editor.
5. Emiteți prima factură și înregistrați o plată pe ea.

Cum ajunge o tranzacție până la factură am explicat în articolul despre pâlnia de vânzări.