Gestiunea stocurilor în CRM: rezervare și inventariere

Agentul îi promite clientului o marfă care nu mai există: ultimele cinci bucăți le-a vândut ieri un coleg, iar tabelul cu stocuri se actualizează abia vineri. Cât timp depozitul trăiește separat de vânzări, astfel de greșeli sunt inevitabile. În emyCRM, depozitul se activează din Marketplace și este legat de tranzacții: produsul dintr-o tranzacție se rezervă singur, iar tranzacția câștigată îl scade singură din stoc.

Cum activați depozitul

„Depozit” este o aplicație din Marketplace: este gratuită și se activează imediat pentru tot contul. La prima deschidere apare singur „Depozit principal”, iar celelalte depozite se adaugă din butonul „Configurează” de pe pagina aplicației — tot acolo alegeți depozitul implicit și ordinea din listă. Un depozit în care există o rezervă nu poate fi șters.

Produse și stocuri

Produsele vin din catalogul comun al CRM-ului: tip, cod produs, secțiune, preț, preț de achiziție, TVA, unitate de măsură și fotografie. În lista produselor apare coloana „Stoc”, iar în fișa produsului — fila „Depozit”, cu stocul curent, rezerva pentru tranzacții și cantitatea disponibilă.

În fila „Stocuri” din secțiunea „Depozit” găsiți rezumatul: câte poziții sunt, câte sunt în stoc, câte se termină (stoc de cel mult cinci), ce lipsește complet și cât valorează stocul. Tabelul se poate vedea pentru un singur depozit sau pentru toate deodată, iar căutarea merge după denumire sau cod produs.

Documente: recepție, casare, transfer

• Recepție — intrarea de la furnizor: furnizorul se alege dintre companiile din CRM, iar în rânduri sunt prețurile de achiziție.
• Casare — rebut, deteriorare, consum intern; CRM-ul nu vă lasă să casați mai mult decât este disponibil.
• Transfer — între depozite, tot în limita cantității disponibile.
• Retur — marfa returnată de client.
• Inventariere — coloanele „În evidență”, „Faptic” și „Diferență”: surplusul intră în stoc, lipsa se casează.

Fiecare tip de document are numerotarea lui. Documentul se salvează mai întâi ca ciornă, apoi se înregistrează; înregistrarea se poate anula, documentul se poate duplica, iar mai multe ciorne se pot înregistra deodată. Formularul tipărit are semnăturile „Gestionar” și „Predat de / Primit de”, iar cel de inventariere — „Președintele comisiei”.

Rezervare pentru tranzacție și ieșire din stoc la vânzare

Aici se întâlnesc depozitul și vânzările. De îndată ce un produs ajunge într-o tranzacție deschisă, el se rezervă în depozit, iar un coleg nu mai poate vinde aceeași unitate a doua oară. În fișa tranzacției există panoul „Rezerva din depozit”, unde puteți alege alt depozit. Ați câștigat tranzacția — CRM-ul creează singur ieșirea din stoc; ați pierdut-o — rezerva se anulează. Serviciile și reducerile nu se rezervă.

Stocul din CRM nu este un număr într-o celulă, ci suma tuturor mișcărilor înregistrate. De aceea nu poate fi „ajustat” pe ascuns: fiecare modificare este un document și se vede cine și când l-a înregistrat.

Costul unitar

Costul unitar se calculează ca preț mediu ponderat de achiziție din recepțiile și retururile înregistrate; cât timp acestea nu există, se ia prețul de achiziție din fișa produsului. Din el se formează „Valoarea stocului” din rezumat și coloana „Cost unitar” din tabel.

Cine ce poate face

Drepturile pentru depozit formează un grup separat în roluri, „Evidența stocurilor”: efectuarea operațiunilor (recepție, casare, transfer, inventariere) și administrarea listei de depozite. Într-un cont nou, agentul vede stocurile, dar nu înregistrează documente — cui îi permiteți asta decide administratorul. Mai multe — în articolul despre roluri și drepturi în CRM.

Legătura cu site-ul și clinica

Dacă vindeți produse printr-un site pe WordPress cu WooCommerce, CRM-ul trimite acolo prețul și stocul disponibil după codul produsului — cu rezerva deja scăzută.

În aplicațiile „Clinică” și „Stomatologie”, materialele se scad din depozit după fișele tehnice, când vizita este finalizată — mai multe în articolul despre CRM pentru clinică și stomatologie.

Cum începeți

1. Activați „Depozit” din Marketplace și adăugați depozitele, dacă aveți mai multe.
2. Verificați catalogul: codurile produselor, unitățile de măsură și prețurile de achiziție.
3. Faceți o „Inventariere” — așa apar în CRM stocurile de pornire.
4. Dați-i gestionarului drepturi pentru operațiuni, iar agenților lăsați-le vizualizarea stocurilor.
5. Țineți vânzările în tranzacții — rezervarea și ieșirea din stoc se fac singure.