Roluri și drepturi în CRM: fiecare vede doar ce e al său

Cea mai scumpă scurgere de date în vânzări nu este un atac informatic, ci plecarea unui agent care și-a exportat baza înainte de ultima zi de lucru. Rolurile și drepturile în CRM rezolvă problema calm și din timp: fiecare vede ce îi trebuie pentru muncă, iar exportul și ștergerea le au doar cei cărora le-au fost acordate.

Cum funcționează rolurile

Rolul în emyCRM este o listă de drepturi. Se acordă unui angajat personal sau unui departament întreg, iar atunci drepturile le primesc toți angajații departamentului. Există trei roluri predefinite: Administrator, Manager și Angajat. Rolurile proprii se pot crea de la zero sau prin copierea unui rol predefinit, pe care apoi îl ajustați.

Pentru companii, contacte, lead-uri, tranzacții și facturi, precum și pentru entitățile dumneavoastră proprii, drepturile se setează pentru opt acțiuni: citire, adăugare, modificare, ștergere, export, import, aspect propriu al fișei și pagină proprie. Separat se configurează accesul la secțiunile meniului, la sarcini, la e-mail și la chaturi.

Zonele de vizibilitate: cine ce înregistrări vede

• Proprii: înregistrările în care angajatul este responsabil. Alegerea obișnuită pentru un agent de vânzări.
• Departament: înregistrările tuturor angajaților din departament. Pentru șeful de departament.
• Subdepartamente: departamentul și toate departamentele din subordinea lui. Pentru șeful unei direcții.
• Toate: întreaga bază. Pentru administrator și proprietar.

Zona funcționează cu adevărat: înregistrarea altcuiva nu se vede nici în listă, nici prin link direct. Schimbarea în masă a responsabilului și mutarea tranzacției pe Kanban se consideră modificări și cer dreptul de modificare. Când un angajat îl înlocuiește pe un coleg absent, tranzacțiile colegului îi apar ca fiind ale sale.

Exportul și importul: poarta principală a bazei

Poate exporta date doar cine are în rol dreptul „Export”, iar în fișier ajung doar înregistrările pe care le vede în listă. Rolul Manager dintr-un cont nou nu are drept de export, import și ștergere; administratorul poate exporta oricând. Fiecare import și export se scrie în jurnal: cine, ce și câte rânduri.

Înregistrările apelurilor și e-mailul

Accesul la înregistrările convorbirilor se setează prin drepturi separate de telefonie („niciunul”, „proprii”, „departament” sau „toate”), iar fiecare ascultare ajunge în jurnal. Căsuțele de e-mail sunt protejate separat: administratorul vede căsuțele corporative ale angajaților, dar nu și pe cele personale, iar căsuța altcuiva se deschide doar cu acces explicit.

Securitatea conectării

• Jurnalul conectărilor: adresa IP, țara, browserul și motivul refuzului. Administratorul vede tot jurnalul, angajatul își vede propriile conectări.
• Conectare doar de pe IP-uri permise: pentru întregul cont al companiei, pentru un rol sau pentru un anumit angajat. De exemplu, doar din birou.
• Blocarea automată a celor inactivi: dacă angajatul nu a intrat de N zile, contul lui de utilizator se blochează, datele rămân, iar deblocarea se face cu un singur buton. Regula nu se aplică administratorilor.

Cine ce a schimbat

Istoricul fișei arată cine a creat-o, cine a deschis-o și cine a schimbat responsabilul; istoricul îl vede doar cine vede înregistrarea în sine. Jurnalul ștergerilor și jurnalul importurilor și exporturilor sunt disponibile administratorului. Companiile, contactele, lead-urile, tranzacțiile și facturile șterse stau 30 de zile în „Coș”, iar administratorul le recuperează împreună cu tot istoricul.

Când pleacă un angajat

Aplicația pentru concedieri transferă printr-o singură acțiune companiile angajatului către colegi (în mod egal, manual sau separat companiile cu facturi), îi dezactivează căsuțele de e-mail, îi predă chaturile și îi dezactivează contul de utilizator. Dacă ați greșit, concedierea se poate anula.

Verificați accesul unui angajat

Când rolurile și departamentele se înmulțesc, e ușor să nu mai știți de unde are cineva un anumit drept. Ecranul „Verificați accesul unui angajat” arată rolurile angajatului, personale și primite prin departament, și drepturile finale exact cum le calculează serverul; când treceți cu mouse-ul peste o celulă, vedeți ce rol dă acel drept.

Cum setați drepturile într-o oră

1. Împărțiți angajații pe departamente: așa drepturile se acordă mai ușor unui departament întreg.
2. Lăsați agenților (rolul Manager) zona „Proprii”, iar șefilor de departament, zona „Departament”.
3. Hotărâți cine are cu adevărat nevoie de export și ștergere și acordați aceste drepturi punctual.
4. Verificați din când în când jurnalul conectărilor și, dacă e nevoie, permiteți conectarea doar din birou.
5. Verificați câțiva angajați pe ecranul „Verificați accesul unui angajat”.

De ce baza trebuie să aparțină companiei, nu agentului, aflați din articolul despre fișa clientului.