Sarcini și mementouri în CRM: niciun client uitat

„Vă sun joi”, „vă trimit factura mâine”, „verific cu depozitul”: cei mai mulți clienți pierduți se pierd nu în negocieri, ci între ele. Promisiunea a fost făcută și apoi uitată. Sarcinile din CRM transformă fiecare promisiune într-o înregistrare cu termen, responsabil și memento.

Ce este o sarcină în CRM

Sarcina este o acțiune concretă, cu responsabil și termen: un apel, trimiterea unei facturi, o întâlnire. În emyCRM, fiecare sarcină are o prioritate (de la scăzută la urgentă) și roluri: responsabil, cine a atribuit-o, coexecutanți și observatori. Se leagă de o companie, un contact, un lead sau o tranzacție, iar atunci apare în fișa clientului, lângă apeluri și corespondență.

De unde vin sarcinile

• Manual: din fișa clientului, din lista de sarcini sau din calendar.
• Roboții din etapele pipeline-ului. Tranzacția a intrat în etapa „Ofertă trimisă”, iar robotul creează singur o sarcină cu termen pentru responsabil. Puteți seta ca roboții următori ai etapei să aștepte până când sarcina este închisă.
• Dintr-un e-mail: cu un singur buton, împreună cu e-mailul în sine.
• La cererea adresată asistentului AI. Cu abilitatea AI Assistant Pro, Emy creează o sarcină dintr-o frază obișnuită, după confirmarea dumneavoastră.

Un caz aparte este apelul pierdut. Dacă este activată regula pentru apelurile pierdute, el nu devine o sarcină obișnuită, ci sarcina specială „Revino cu un apel”, cu termen propriu și memento la depășirea lui.

Mementouri și întârzieri

• Mementoul se setează pe o dată aleasă sau „cu 1 oră, 1 zi, 3 zile înainte de termen”. Ați mutat termenul? Mementoul se recalculează singur.
• Vine în clopoțelul CRM și ca notificare push cu sunet.
• Întârzierea: o dată pe zi, dimineața, responsabilul și cel care a atribuit sarcina primesc un singur rezumat „Sarcini întârziate: N”, iar în chatul sarcinii apare o notă. O sarcină amânată nu se consideră întârziată.
• Telegram: botul Emy scrie despre sarcinile întârziate și, dacă doriți, despre cele nou atribuite; noaptea tace, iar dimineața trimite planul zilei.

Șabloane și sarcini recurente

Dacă aceeași muncă se repetă, nu trebuie s-o creați din nou de fiecare dată. Șablonul păstrează participanții, prioritatea, lista de verificare și termenul „peste N zile”; poate fi personal sau comun. Recurența poate fi zilnică, săptămânală sau lunară, cu sărirea weekendurilor și dată de încheiere: de exemplu, apelurile săptămânale către clienții-cheie.

Totul dintr-o privire: ziua, Kanban, calendar

• Astăzi („Ziua mea”): ce aveți de făcut azi; sarcina se poate trage la ora potrivită.
• Kanbanul așază sarcinile după termen (întârziate, azi, săptămâna aceasta) sau după status. Mutați cardul și se schimbă termenul sau statusul.
• Calendarul arată termenele sarcinilor lângă întâlniri.
• Proiectele sunt pentru lucrurile mari: au propriul Kanban pe etape și repere.

Concediul și predarea sarcinilor

Dacă responsabilul lipsește, înlocuitorul devine automat coexecutant al sarcinii și primește o notificare. Responsabilul rămâne același, iar istoricul nu se pierde. Dacă angajatul pleacă definitiv, toate sarcinile lui se transferă altcuiva printr-o singură acțiune.

Control fără micromanagement

• Lista de verificare, în care fiecare punct poate avea propriul responsabil și propriul termen, și subsarcinile: sarcina-părinte nu se poate închide cât timp are subsarcini deschise.
• Mutarea termenului la cerere: responsabilul o solicită, iar cel care a atribuit sarcina o aprobă sau o respinge.
• Rezultatul și acceptarea: responsabilul scrie cum s-a încheiat, iar cel care a atribuit sarcina acceptă lucrarea și o poate nota de la 1 la 5.
• Discuția are loc în chatul sarcinii, nu în mesaje private; tot acolo se văd evenimentele de sistem.
• Evidența timpului: cronometrul „Pornește / Oprește” și timpul de lucru planificat.

Cum faceți ordine în sarcini într-o săptămână

1. Stabiliți o regulă: orice promisiune făcută unui client este o sarcină cu termen în fișa lui.
2. Puneți pe etapa pipeline-ului robotul „sarcină după ofertă”: așa țineți sub control locul în care se pierd cel mai des clienții.
3. Faceți șabloane pentru activitățile care se repetă și recurențe pentru apelurile regulate.
4. Rugați-i pe toți să-și seteze mementourile și să conecteze botul Emy din Telegram.
5. După o săptămână, uitați-vă la rezumatul de dimineață al întârzierilor: vă arată imediat punctele slabe.

Cum se leagă sarcinile de etapele tranzacției am explicat în articolul despre pâlnia de vânzări.