Chat intern și apeluri video pentru echipă în CRM

Echipa își scrie în messengerele personale: înțelegerile cu clienții se amestecă cu chaturile de familie, fișierele se pierd, iar când un angajat pleacă, corespondența pleacă odată cu el. Chatul din CRM rezolvă asta: corespondența aparține firmei, un mesaj devine sarcină cu un singur buton, iar apelul cu clientul începe din fișa lui.

Chaturi, grupuri și canale

În secțiunea „Chaturi” creați un chat privat, un grup, un canal sau o conferință. Grupurile și canalele pot fi deschise sau închise; canalele deschise sunt adunate într-un catalog, iar angajatul intră singur în ele. Grupul are un proprietar și admini, iar în setări stabiliți cine adaugă participanți, cine poate scrie și cine schimbă aspectul. Fiecare angajat are „Mesaje salvate” — un chat cu el însuși, pentru notițe.

Dosarele funcționează ca în Telegram: chaturile se așază manual sau automat — toate cele private, toate grupurile, toate canalele —, iar chaturile fără sunet și cele citite pot fi excluse.

Mesaje

• Răspunsuri și citate — răspuns la un mesaj direct în flux și citarea unei bucăți de text selectate.
• Reacții, formatare și fixare — aldin, cursiv, cod, liste; puteți fixa atât un mesaj, cât și tot chatul.
• Mențiuni — @nume pentru un coleg și „@toți” pentru tot chatul.
• Redirecționare — până la 100 de mesaje odată; propriile mesaje se pot edita și șterge.
• Traducere — mesajul unui coleg scris în altă limbă se traduce cu butonul „Traduce”.
• Confirmări de citire — „Citit de 5 din 8”, stările „online” și „scrie…”.
• Fișiere de până la 100 MB, fotografii fără compresie și „Descarcă tot” într-o singură arhivă.

Mesajele vocale se înregistrează direct în browser, până la cinci minute, și se pot asculta accelerat; sub mesaj există „Arată transcrierea”.

Căutarea merge prin toate chaturile, cu filtre după autor, perioadă și dosar, iar în informațiile chatului sunt adunate participanții, mesajele fixate, fișierele și linkurile. Pe computer, butonul „Sugestii AI” propune trei variante de răspuns în limba contului.

Sarcini din corespondență

V-ați înțeles în chat — apăsați „Creează sarcină” pe mesaj. Fiecare sarcină are propria „Discuție”: în ea își scriu participanții sarcinii, iar sistemul notează singur când se schimbă statusul, termenul, executantul sau lista de verificare. În lista de chaturi, aceste discuții sunt adunate în secțiunea „Chaturi de sarcini”. Pentru proiecte există „Discuția proiectului” — cu opțiunea de a ascunde istoricul față de participanții noi.

Simbolul # dintr-un mesaj inserează un link către o companie, un contact, un lead sau o tranzacție, iar linkul către o înregistrare CRM se desface într-un card cu status, etapă și sumă. Numele îl vede doar cine are acces la înregistrare, ceilalți văd „Nu aveți acces la înregistrare”. Despre sarcini, mai multe în articolul despre sarcini și mementouri în CRM.

Chaturile departamentelor

În structura companiei, de fiecare departament se leagă chaturile lui, iar un angajat nou al departamentului ajunge singur în ele, fără invitații. Despre structură și înlocuitori pe durata concediului — în articolul despre structura companiei în CRM.

Apeluri și conferințe

În orice chat există apel vocal și video, cu partajarea ecranului și aranjamentele „Grilă”, „Vorbitor” și „Ecran”. După apel, în flux rămâne o notă cu durata lui sau „Apel pierdut”, iar înaintea unei convorbiri importante puteți porni „Verificarea conexiunii”.

Pentru întâlnirile mari există „Conferință nouă”: doar pentru angajați, prin link sau prin link cu parolă. Invitații nu au nevoie de cont, iar intrarea lor o puteți aproba manual, printr-o sală de așteptare. Există „Ridică mâna”, reacții și „Chatul apelului”, pe care îl văd și invitații. Implicit, conferințe poate crea administratorul.

emyMeet: întâlnire cu clientul din fișă

Aplicația gratuită emyMeet din Marketplace adaugă butonul „Conferință” în fișele companiei, contactului, lead-ului și tranzacției. Clientul intră prin link, din browser, fără înregistrare; există partajarea ecranului, estomparea și imagini de fundal, schimb de fișiere de până la 100 MB. Întâlnirile emyMeet intră în raportul apelurilor.

După întâlnire, în fluxul fișei apar transcrierea convorbirii, împărțită pe participanți, și un rezumat — înțelegerile nu mai trebuie repovestite manual.

Cine vede corespondența

Chatul îl văd doar participanții lui. Propriile mesaje angajatul le editează și le șterge singur, mesajele altora le poate șterge administratorul; mesajul șters dispare la toți, iar în jurnal se notează cine l-a șters. Un chat de grup îl șterge proprietarul sau un admin al grupului, chaturile private pot fi doar ascunse. Fișierele se deschid prin linkuri temporare.

Pe telefon

Chaturile, dosarele, grupurile și conferințele sunt și în aplicația mobilă emyCRM pentru iPhone și Android, cu notificări push. Mai multe — în articolul despre aplicația mobilă CRM.