Cum să alegi un CRM: 12 întrebări înainte de achiziție

Un CRM se alege o singură dată, dar cu el trăiți ani de zile: mutarea bazei de clienți, a unei echipe deja instruite și a pipeline-urilor configurate costă mai mult decât orice abonament. De aceea, înainte de cumpărare merită să-i puneți vânzătorului de CRM întrebări incomode. Am adunat douăsprezece astfel de întrebări și răspundem sincer la ele pentru emyCRM — inclusiv despre ce nu avem încă.

Banii

1. Pentru ce plătiți: pe companie sau pe fiecare angajat?

Prețul „per utilizator” crește cu fiecare agent nou, iar o echipă mică începe să facă economie la conturile de acces — și clienții se mută din nou în telefoanele personale. În emyCRM, planul se plătește pe companie, iar fiecare plan are o limită de angajați: „Basic” — până la 10, „Standard” — până la 30, „Professional” — până la 70. „Basic” costă 350 lei pe lună pentru toată echipa.

2. Ce intră în plan și ce se cumpără în plus?

Întrebați pentru ce va trebui să plătiți în plus: telefonie, AI, messengere, spațiu pentru fișiere. În emyCRM, telefonia este inclusă în toate planurile — aveți nevoie doar de un furnizor SIP. Messengerele se conectează printr-un abonament plătit pentru fiecare canal, abilitățile AI — prin aplicații din Marketplace, iar prețul se vede pe pagina aplicației înainte de conectare.

3. Cum plătiți și ce se întâmplă după perioada de probă?

Planul se plătește în avans: pe 3 luni, pe șase luni cu 10% reducere sau pe un an cu 20% reducere — din soldul contului, care se alimentează printr-o cerere către managerul nostru. Plata online cu cardul nu există deocamdată. Perioada de probă durează 14 zile pe „Standard”, fără card. Dacă nu alegeți un plan, datele rămân și CRM-ul se deschide, dar telefonia, Emy AI și aplicațiile din Marketplace se dezactivează.

Canalele

4. Este telefonia inclusă și se înregistrează apelurile?

Dacă apelurile trăiesc într-o centrală telefonică separată, agentul le trece manual în CRM — sau nu le trece deloc. În emyCRM se conectează linia SIP a oricărui furnizor: apelurile se fac din browser și din aplicația mobilă, se înregistrează și ajung în fișa clientului, iar cele pierdute devin sarcini „De sunat înapoi”. Detalii găsiți în articolul despre telefonia în CRM.

Convorbirile se pot transcrie, iar AI-ul vă dă pentru fiecare un rezumat și pasul următor — acestea sunt aplicații separate din Marketplace, plătite pe minutele de convorbire.

5. Ajung în fișă mesajele din messengere și e-mailurile?

Clienții scriu pe WhatsApp, Telegram și Instagram — iar această corespondență trebuie să stea în istoricul clientului, nu în telefonul agentului. În emyCRM, messengerele se conectează prin aplicații din Marketplace: corespondența se vede în fișă și puteți răspunde din CRM. E-mailul se conectează prin IMAP și SMTP, iar Gmail și Microsoft 365 — prin autentificare cu contul; e-mailurile clientului și ale contactelor lui se adună în fișa companiei.

6. Există o aplicație mobilă?

Agentul nu stă toată ziua la laptop. Există aplicația emyCRM pentru iPhone și Android: „Ziua mea”, clienți și tranzacții, apeluri înregistrate, chaturi și Emy AI — detalii în articolul despre aplicația mobilă CRM.

Datele și securitatea

7. Cine ce vede și se poate restricționa accesul?

Rolurile din emyCRM stabilesc drepturile pentru fiecare entitate — citire, creare, modificare, ștergere, import și export — cu zona de vizibilitate „Proprii”, „Departament”, „Subdepartamente” sau „Toate”. Conectarea se poate restricționa la adresele IP permise, pentru tot contul, pentru un rol sau pentru un angajat, iar jurnalul conectărilor arată cine a intrat și de unde. Autentificare în doi pași pentru angajați nu există încă.

8. Cum încărcați baza și cum o luați înapoi?

Companiile, contactele și produsele se încarcă din CSV sau Excel (.xlsx) — până la 5.000 de rânduri o dată, cu previzualizare și cu sărirea dublurilor după e-mail, telefon și nume. Tranzacțiile și lead-urile nu se pot încă transfera dintr-un fișier. Exportul în CSV după filtru este un drept separat în rol; agentul nu îl are implicit, ca baza să nu poată fi luată cu un singur buton.

9. Se poate recupera ce s-a șters?

Companiile, contactele, lead-urile, tranzacțiile și facturile șterse stau 30 de zile în „Coș”, iar administratorul le restaurează împreună cu legăturile lor. Datele contului se copiază regulat într-o stocare de rezervă.

Echipa și dezvoltarea

10. În ce limbă va lucra echipa?

Într-o echipă multilingvă, un CRM într-o singură limbă este o sursă de greșeli. În emyCRM, fiecare angajat își alege singur limba interfeței: rusă, uzbecă, kazahă, engleză, română, ucraineană, germană sau portugheză. Administratorul poate restrânge lista pentru contul său.

11. Cât durează configurarea?

Contul se creează imediat după confirmarea adresei de e-mail, cu pipeline-uri gata făcute. Pipeline-ul și câmpurile le puteți configura singur sau îi puteți cere lui Emy AI, în cuvinte obișnuite — modificările le face doar după confirmare. Planul pentru prima săptămână îl găsiți în articolul despre implementarea CRM într-o săptămână.

12. Vă puteți conecta propriile sisteme?

Verificați dacă există un API deschis și ce limite are. În emyCRM există un REST API cu documentație pe site, descriere OpenAPI și tokenuri nominale, care lucrează cu drepturile proprietarului lor; limita este de 150 de cereri la 10 secunde pe token. Webhookuri pentru modificări nu există încă: modificările se preiau prin cereri. Pentru unele domenii există aplicații gata făcute — de exemplu, pentru clinici și cabinete stomatologice.

Cum testați un CRM în perioada de probă

1. Încărcați 100–200 de clienți reali, nu date demo.
2. Conectați o linie și un messenger și treceți prin CRM o săptămână de apeluri și conversații reale.
3. Dați unui agent un rol cu zona „Proprii” și verificați că nu vede clienții altora și nu poate exporta baza.
4. Rugați-l pe conducător să răspundă, doar din CRM, câți bani sunt în lucru și ce e urgent.
5. Calculați prețul complet pe un an: planul, messengerele, AI-ul și celelalte aplicații.