Email în CRM: căsuță comună și e-mailuri în fișa clientului

E-mailurile clienților stau de obicei în căsuțele personale ale agenților: cineva e în concediu și cererea rămâne fără răspuns, cineva pleacă și corespondența dispare odată cu parola. E-mailul în CRM face din corespondență o parte a istoricului clientului, iar din căsuța comună a departamentului, o muncă de echipă.

Ce este e-mailul în CRM

E-mailul în CRM înseamnă căsuțele dumneavoastră obișnuite, conectate la sistem. Mesajele pleacă în continuare de pe adresa dumneavoastră și prin serverul dumneavoastră de e-mail, dar se văd acolo unde se lucrează cu clientul: în fișa companiei, lângă apeluri și tranzacții.

Cum conectați o căsuță

• Gmail și e-mailul corporativ: prin IMAP/SMTP. Pentru Gmail, serverele se completează singure, aveți nevoie doar de o parolă de aplicație.
• Microsoft 365 și Outlook: cu butonul de autentificare prin Microsoft, fără parole.
• Mesajele pleacă prin SMTP-ul căsuței înseși, de pe domeniul dumneavoastră, ca și până acum.
• CRM-ul preia e-mailurile noi o dată la 5 minute.

Căsuța comună a departamentului

O căsuță poate fi corporativă sau personală. Cea corporativă, de exemplu sales@ sau support@, se deschide unui angajat sau unui departament întreg. Există rolurile „Vizualizare”, „Operator” și „Administrare”, iar răspunsul, redirecționarea, descărcarea atașamentelor și setările se pot activa separat. Pentru tot departamentul e comod să setați un singur nume de expeditor, de exemplu „Departamentul de vânzări”.

Căsuța personală a altcuiva nu o vede nimeni fără acces explicit, nici măcar administratorul. Despre e-mailurile noi, proprietarul căsuței și cei care au primit acces sunt anunțați în CRM, iar fiecare poate dezactiva această notificare.

Cine răspunde la e-mail

Dacă activați în setările căsuței legătura cu CRM-ul, distribuirea se face singură. E-mailul unui client cunoscut este atribuit responsabilului său, din contact, companie sau lead. Din e-mailul unei persoane noi, CRM-ul creează un lead sau un contact și le împarte agenților pe rând; rotația sare peste cei absenți, plecați din firmă sau blocați. O carte de vizită vCard din atașament devine și ea contact.

E-mailurile în fișa clientului

În fila „Email” a fișei companiei sunt adunate mesajele de pe adresele companiei și ale contactelor ei, din căsuțele la care angajatul are acces. Firul de mesaje poate fi legat de o companie, un contact, o tranzacție sau un lead. Îi puteți scrie clientului direct din fișă: mesajul se leagă imediat de ea.

Din e-mail, direct în lucru

Din orice e-mail se creează cu un singur buton o sarcină, o tranzacție, un contact sau o companie. Cererea clientului nu mai trebuie rescrisă de mână: devine o înregistrare în CRM, împreună cu e-mailul în sine.

Scrieți comod

• Editor cu formatare, linkuri și imagini; mai multe semnături pentru fiecare căsuță, inclusiv cu logo.
• Ciornă de răspuns și rezumat scurt al unui e-mail lung, generate de AI.
• Anularea trimiterii în 10 secunde, e-mail programat și răspuns automat pe durata concediului.
• Listă neagră de adrese pentru spam și mesaje de masă insistente.

Cum configurați totul în 20 de minute

1. Conectați căsuța comună a departamentului: prin IMAP/SMTP sau cu autentificare prin Microsoft.
2. Deschideți-o departamentului și alegeți rolurile: cine doar citește și cine răspunde.
3. Activați legătura căsuței cu CRM-ul, ca e-mailurile să se distribuie singure.
4. Rugați agenții să-și conecteze căsuțele personale de serviciu: corespondența cu clienții va apărea în fișe.

Cum se adună e-mailurile în istoricul comun al clientului am explicat în articolul despre fișa clientului.